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All posts by Marius Steinke

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 13 von 21

Ihr 13. Tipp: Wie transparent weist Ihr Dienstleister Schulungsleistungen aus?

Ausweisen von Schulungsleistungen in der Rechnungsprüfung. eisq berät Sie gerne

Achten Sie auf Transparenz bei Schulungsleistungen

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 12 von 21

Ihr 12. Tipp: Zieht Ihr Dienstleister Fehler korrekt auf der Rechnung ab?

Mahnen Sie Fehler in der Rechnungsprüfung an

Mahnen Sie Fehler an

„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen am besten ganz genau hin. Denn, so beobachtet eisq, Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.

Wer als Outsourcing Manager oder Dienstleistersteuerer zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.

  1. Sie fordern eine Rechnungskorrektur.
  2. Sie vergüten nur einen Teilbetrag.
  3. Sie lassen es durchgehen und drücken beide Augen zu.
  4. Sie vereinbaren mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 7 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 7 von 21

Wie sehr ähneln IT-Leistungen einer Blackbox?

Rechnungsprüfung bei IT-Aufträgen durch die Experten von eisq

Verhindern Sie Intranzparenz

IT-Nachweise gelten häufig als Blackbox. Allerdings weniger in Form des Gegenstands bei Flugzeugen, wo ein mitgeführtes Gerät sämtliche Parameter aufzeichnet. Es handelt sich um ein Gebilde, in das man vorne Anforderungen reinsteckt und am Ende steht ein Output als Rechnungsbetrag.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 6 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 6 von 21

Wie gut stimmen die Rechnungsangaben mit Ihren Reporten überein?

Reports und Rechnungen abgleichen: Gibt es Divergenzen?

Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denken Sie vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von dem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreporte nicht 1:1 mit den Monatsrechnungen überein.

Typische operative Gründe dafür sind beispielsweise:

  • Echtzeit-Reporte bilden immer den aktuellen Zeitpunkt ab. Durch nachträgliche Korrekturen, abweichende Zeitperioden bei Datenquellen, etc. ergeben sich Unterschiede. Manchmal dokumentieren Mitarbeiter eines Dienstleisters Vorgänge vom 31. eines Monats erst am 4. oder 5. des Folgemonats. Dazwischen liegen ggf. ein Wochenende und die Monatsabrechnung.
  • Monatswerte und Rechnungsperioden weichen oft voneinander ab.
  • Leistungsnachweise für Rechnungen nutzen mitunter andere Datenquellen als der Kundenreport.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 5 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 5 von 21

Ihr 5. Tipp: Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?

Projektfortschritt mit Rechnungen abgleichen. Es rentiert sich. Eisq berät Sie bei der Rechnungsprüfung

Projektfortschritt mit Rechnungen abgleichen. Es rentiert sich

Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

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