Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 13 von 21

Ihr 13. Tipp: Wie transparent weist Ihr Dienstleister Schulungsleistungen aus?

Ausweisen von Schulungsleistungen in der Rechnungsprüfung. eisq berät Sie gerne

Achten Sie auf Transparenz bei Schulungsleistungen

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Schulungsrechnungen lauten:

  • Welche Schulungen beruhen auf der Einflusssphäre des Auftraggebers? Gehören betriebliche Inhalte des Dienstleisters, wie der Umgang mit einer neuen Office-Version, einem neuen Work Force Management-Tool, oder ähnliches auf die Rechnung?
  • Wer trägt wofür die Kosten?
  • Wer veranlasst Schulungen?
  • Wie weist der Partner die dafür angesetzte Zeit nach?
  • Wie gehen beide Parteien damit um, wenn ein Teil der zu schulenden Personen einen Teil der Zeit gar nicht (geistig) anwesend ist?

Damit Vendor Manager leichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lesen Sie diese 5 bewährten Ratschläge.

  1. Vereinbaren Sie Schulungsnachweise. Vortragende und zu Schulende bestätigen jeweils mit ihrer Unterschrift die Teilnahme.
  2. Stimmen Sie ab, wer in Ihrem Unternehmen befugt ist, Aufträge für kostenpflichtige Schulungen zu erteilen. Halten Sie jeden Auftrag schriftlich fest. Das mag nach Formalismus und Bürokratie klingen, senkt jedoch auf wunderbare Weise sehr oft die Kosten.
  3. Klären Sie jeweils, welche Inhalte/Anteile die Einflusssphäre des Auftraggebers betreffen. Einer unserer Klienten erhielt monatlich Rechnungen über sogenannte „Refresher-Schulungen“. Neben berechtigten Kosten für Wissensauffrischungen im Bereich der Produkte verrechnete der Dienstleister auch Aufwände für Pausenregelungen, Urlaubszeitbestimmungen und allgemeine Personalgespräche. Der Anteil der unberechtigten Kosten betrug 43%!
  4. Halten Sie einvernehmliche Verschiebungen in einer separaten Datei fest. So verhindern Sie, dass Sie mehrfach ein und dieselbe Sache bezahlen.
  5. Nutzen Sie, wenn bei Ihnen die Zeit knapp wird, die Profis von eisq.

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