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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 15 von 21

Schützen Sie sich vor Routine bei der Rechnungsprüfung

Ihr 15. Tipp: Schützen Sie sich vor Routine – Wie geht das?

Durchbrechen Sie Ihre Routine

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neudeutsch firmieren, wissen um die Situation. Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.

 

Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…

Menschen werden in dem, was sie tun/arbeiten/erledigen immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist und cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsummieren.

… und kostet zeitgleich.

Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel.  Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass ‚Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken‘ erledigt werden können.

Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile.

Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren solange, bis sie ohne nachdenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:

  1. Routinearbeiten gelten als Demotivator oder Motivationsbremse.
  2. Wer sich nicht mehr fragt, ob er richtig handelt, läuft Gefahr, den gleichen Fehler immer wieder zu begehen.
  3. Der Pilot, der routiniert in schneller Abfolge das Flugzeug bedient, begeht möglicherweise in Krisensituationen tödliche Fehler.

Um sich als Outsourcing-Koordinator vor Betriebsblindheit, als der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:

  • Wechseln Sie sich mit Kollegen ab. Es hilft ungemein, wenn eine andere Person die Aufgabe Rechnungen prüfen für einen Monat übernimmt und kritisch rückfragt.
  • Durchbrechen Sie bewusst Ihre Routine-Prüfprozesse. So wie Piloten in regelmäßigen Abständen Ihre Lizenz mit Simulationen und sich verändernden Bedingungen erneuen, können auch Sie sich wappnen. Oft genügt es, eine Komponente anders zu gestalten und schon denkt das Gehirn wieder aktiver mit. Nutzen Sie beispielsweise ein neues Tabellenblatt, bauen Sie eine Formel neu, vergleichen Sie andere Zahlen…
  • Profitieren Sie von einem neutralen unvoreingenommenen Expertenblick von außen.

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