Ihr 16. Tipp: Stimmt die periodengerechte Zuordnung?
Ihr 4. Tipp reißt das Thema ‚periodengerechte Zuordnung‘ kurz an. Der Aspekt birgt für Personen, die Rechnungen von Dienstleistern prüfen, weitere Abgründe. Um Sie als Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Koordinator davor zu bewahren, fokussiert der Tipp für Sie relevante Punkte.
Worin bestehen die Tücken der periodenfremden, so nennen Betriebswirte die nicht zu den Leistungszeiträumen passenden Rechnungen?
Wem jetzt ‚Rechnungsabgrenzungsposten‘ und ‚Buchhaltung‘ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kollegen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient Ihre Sparte, Ihr Bereich, Ihr Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe.
Operativ ergeben sich ebenso Fallen. Praxisbeispiel: Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über 468 Installationen bei Kunden im Januar, 454 im Februar, 441 im März und 612 im April. Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre. Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal. Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen! Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar ‚Leistungszeitraum = April‘, doch das stimmte operativ nicht. Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.
Und dann ist da noch Steuerbetrug/Bilanzmanipulation. Der verfügt in dem Fall über zwei Seiten. Einmal die des Auftraggebers und die des Auftragnehmers. Beide Akteure können sich theoretisch mit periodenfremden Rechnungen ihre jeweilige Bilanz ‚optimieren‘. Damit will ein Vendor Manager gewiss nichts zu tun haben.
Damit Sie als Leserin und Leser dieser Tipps gefeit sind, helfen Ihnen diese vier Schritte:
- Checken Sie die Rechnungswerte jedes Mal auf Plausibilität mit Ihren eigenen Daten.
- Durchforsten Sie akribisch die Leistungsnachweise, ob diese der korrekten Periode entsprechen.
- Fordern Sie fehlende Leistungsnachweise oder Angaben nach.
- Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Rechnung gewissenhaft zu prüfen und freizugeben. Periodenfremde Zuordnungen zeigen sich selten auf den ersten und zweiten Blick.
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