Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 17 von 21

Ihr 17. Tipp: Auslagen und Reisekosten – unkalkulierbare Zusatzkosten, nettes Zubrot oder wirklich Durchlaufposten?

Rechnungsbücher entstehen mitunter auch, weil die Anhänge für sogenannte Durchlaufposten umfangreich ausfallen. Kilometergelder, Fahrtkosten, Tickets, Hotelübernachtungen, Porti, Gebühren, Telekommunikationsaufwendungen, … die Liste möglicher Auslagen beinhaltet noch mehr Punkte.

Auf den ersten Blick dienen viele der sogenannten Durchlaufposten lediglich als Mittel zum Zweck. Erfahrene Dienstleistersteuerer wissen, mitunter stellen diese Leistungen auch mehr als ein nettes Zubrot für den Outsourcing-Partner dar. Einige Marketing- und Eventagenturen verdienen an den Durchlaufposten mehr Marge als mit den eigenen Leistungen! Kickback-Zahlungen, Provisionen, oder sogenannten Handlingfees sei Dank. Da stellt sich schnell die Frage, was für Ihren Partner im Vordergrund steht. Die eigene Leistung oder der Verdienst mit Provisionen?

Auch wählen Dienstleister in der Regel selten den wirtschaftlich besten Weg für den Auftraggeber, sondern für sich. Der Managementberater wählt vielleicht den Flug anstelle der umweltfreundlicheren und preisgünstigeren Bahnverbindung. Der Callcenter-Dienstleister versendet ggf. alle Briefe für den Kunden mit Deutscher Post anstelle eines alternativen Dienstleisters mit niedrigerem Porto und Vorsteuerabzugsfähigkeit. Durchlaufposten entwickeln sich derart schnell zu einem unkalkulierbaren Kostenblock.

Als Vendor Manager, der diese Rechnungsanhänge prüft und freigibt, nützen Ihnen fünf konkrete Schritte:

1. Faustregel anwenden: Übersteigen die Auslagen/Durchlaufposten 5% der Rechnungssumme, lohnt genaues Hinsehen.
2. Hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit die Auslagen. Damit signalisieren Sie zweierlei. Sie zeigen einerseits, dass Sie genau hinsehen. Andererseits nutzt das genaue Beschäftigen beispielsweise mi der Frage, warum kein alternativer Postdienstleister die Briefe zustellt, dem aktiven Kostenmanagement.
3. Nutzen Sie als Benchmark die eigene Kostenstruktur in Ihrem Unternehmen. Liegen die Fremdkosten für die sogenannten Durchlaufposten über den in Ihrem Haus, holen Sie die entsprechende Leistung zu sich.
4. Setzen Sie ein Zubrot nur punktuell. Wissen Sie, dass Ihre Agentur an einem Druckauftrag zusätzlich mitschneidet und Sie eine einmalige Belohnung ausschütten wollen, ist das eine Sache. Tun Sie das regelmäßig, entsteht schnell ein Interessenkonflikt bei Ihrem Dienstleister.
5. Identifizieren Sie Schatten-Bereiche einmal jährlich. Das umfasst Einheiten, die unabhängig von vorhandenen Zentralbereichen in Ihrem Unternehmen parallele Strukturen aufbauen und pflegen. Das verursacht Doppelkosten und hemmt à la longue Ihre gesamte Organisation. Das Unternehmen im Unternehmen bremst und sorgt für Risiken.

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