Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 18 von 21

Ihr 18. Tipp: Wann prüfen Sie die Rechnung Ihrer Dienstleister?

Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement für die Rechnungsprüfung

Tagesgeschäft, Termine, Meetings mit Kollegen, … der Terminplan von Partner Managern, Outsourcing Koordinatoren oder auch Dienstleistersteuerern weist selten Lücken auf. Meist monatlich landet das zu prüfende Rechnungsbuch auf der To-Do-Liste. Das sich Prioritäten aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört zur Regel. Im Manager-Sprech heißt das ‚Plan trifft Realität‘.

 

 

In der Praxis beobachtet eisq diese Folgen:

  • Rechnungen zeichnet der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich nicht mehr guten Gewissens beantworten.
  • Der Check der Zahlen wandert in Randstunden. Zeiten, in den die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit bei Normalsterblichen sinkt.
    Die Qualität der Rechnungsprüfung leidet. Die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich auch in diesem Fall nicht guten Gewissens beantworten.
  • Die Rechnungsprüfung mutiert zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. -Auch in diesem Fall steigt die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen. Die Frage, ob Ihr Unternehmen zu viel bezahlt, ist nicht fundiert zu beantworten.

Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen zig Websites.

Stattdessen helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen:

  1. Wie viel Puffer planen Sie sich für das Prüfen der Rechnungen in Ihrem Kalender ein?
    Legen Sie im Zweifel lieber eine (Zeit-) Schippe darauf. Mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen führt in der Regel zu mehr Fehlern.
  2. Wie verteilen Sie die Arbeit mit Ihren Kollegen? Besteht die Möglichkeit, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen?
    Sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise mit Kollegen abzulösen, empfiehlt eisq ausdrücklich.
  3. Wie sehr setzen Sie interne und externe Zeitlinien unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität Ihrer Arbeit darunter.
    Bedenken Sie auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe ein Instrument im Vendor Management ist. (Tipp: Besuchen Sie dazu Modul I der Ausbildung Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation.)
  4. Wie ausreichend Zeit steht Ihnen für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch zur Verfügung? Fehlt die Kapazität, reorganisieren Sie Ihr Dienstleistermanagement.
    Als spezialisierte Unternehmensberatung findet eisq die für Sie funktionierende Lösung.

Ihre Profis von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie mehr Resultate.

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