Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 20 von 21

Ihr 20. Tipp: Wie gut nutzen Sie die Bandbreite Ihrer Reaktionsmöglichkeiten?

Mit fehlerhaften Rechnungen korrekt umgehen

Ein wesentliches Element in den Praxisseminaren für Dienstleistersteuerer auf dem Weg zur Ausbildung ‚Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation‘ stellen Reaktionsmöglichkeiten dar. Viele Service Partner Manager fragen sich, wie gehen Sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften korrekt um?

Sie ahnen die typische Beraterantwort: ‚Das hängt davon ab…‘

Prinzipiell rufen Sie sich folgende Handlungsmuster ins Gedächtnis:

  1. Weisen Sie Rechnungen zurück.
    Bedingung: Die Rechnung ist formell oder sachlich falsch. Beispiele für formelle Fehler lauten: falsche Firmierung oder falsche Anschrift, fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc. Sachliche Fehler sind falsche Positionen, Leistungen, Rechenfehler, Dopplungen, usw.
    So geht es: Formulieren Sie den Grund, warum Sie die Rechnung zurückweisen, schriftlich.
    Hinweis: Nutzen Sie die Hilfe Ihrer Finanzbuchhaltung für ein Schreiben. So bleiben Sie ggf. der Good Guy, mit dem Ihr Dienstleister gerne zusammenarbeitet.
  2. Stellen Sie die Rechnung zurück. Das bedeutet, Sie nehmen die Rechnung aus der weiteren Bearbeitung.
    Bedingung: Sie identifizieren einen möglichen Fehler und bitten um Klärung.
    So geht es: Formulieren Sie, warum Sie die Rechnung zurückstellen und bitten Sie schriftlich um Klärung. Manchmal ‚vergessen‘ Dienstleistersteuerer auch, den Knopf für ‚Zahlungsfreigabe‘ zu drücken. Dabei handelt es sich um den gleichen Vorgang. Allerdings mahnt dann Ihr Dienstleister unter Umständen.
    Hinweis: Natürlich stellen Sie die Rechnung lediglich für einen angemessenen Zeitraum zurück.
  3. Geben Sie einen Teilbetrag frei.
    Bedingung: Sie/Ihr Unternehmen erkennt die Leistung/einen Teil der Leistung an.
    So geht es: Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, dass Sie einen Teilbetrag freigeben und für den Restbetrag eine Rückstellung zu bilden ist. Informieren Sie Ihren Dienstleister schriftlich, warum Sie lediglich einen Teilbetrag freigeben.
    Hinweis: Teilbetragsrechnungen bereiten in SAP mitunter wenig Freude. Zeigen Sie Verständnis für Ihre Kollegen in der Finanzbuchhaltung, wenn Sie die Rechnung kürzen oder nur Teilbeträge freigeben.
  4. Erteilen Sie eine Freigabe mit Vorbehalt.
    Bedingung: Sie identifizieren Gründe, warum Ihr Unternehmen die Rechnung nicht akzeptieren sollte. Sie bitte schriftlich um Klärung.
    So geht es: Sie verfassen eine schriftliche Aufforderung zur Rechnungsklärung. Sie informieren Ihre Buchhaltung über eine Zahlung unter Vorbehalt. Normalerweise gelten Vorbehalte für eine angemessene Frist – 6 Monate.
    Hinweis: Ihre Kollegen helfen bestimmt gerne.
  5. Sie geben die Rechnung frei.
    Bedingung: Sie stimmen der Rechnung zu.
    So geht es: Das bedarf wohl keiner weiteren Erklärung.
    Hinweis: Wenn Sie Ihrem Dienstleister eine Freude machen wollen, sorgen Sie ggf. für eine schnellere/bevorzugte Bearbeitung.

Je nach Situation wählen Sie eine der Optionen.

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