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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 3 von 21

Rechnungsprüfung Tipps! So prüfen Sie jede Rechnung optimal

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 3 von 21

Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen noch?

Was verbrigt sich hinter den Zahlen? Den Blick auf das Wesentliche schärfen

Verfehlen beauftragte Projekte die erwünschten Resultate, fordern Outsourcing Manager, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager oftmals mehr Daten an. Das gilt auch für die Rechnung. Das natürliche Bedürfnis nach Transparenz und dem Wunsch zu wissen, woran es liegt und wofür man bezahlt, führen dazu. Gleichzeitig wissen erfahrene Dienstleistervertreter: je mehr Daten, desto größer die Intransparenz. Dahinter lassen sich gut negative Ergebnisse verstecken.

Praxisfall:

Wechselseitig schaukelten sich Auftraggeber und Auftragnehmer eines Service Centers hoch. Die eisq vorgelegte Periodenabrechnung umfasste 139, in Worten einhundertneununddreißig, DIN-A4-Seiten. Jedes Blatt füllte fein säuberlich eine ausführliche Tabelle. Call-Minuten, Nettoarbeitszeit, Agentenstunden für Schulungen, Trainer, IT, Back Office, Fulfillment, Portokosten, Lagergebühren, Lizenzen, die Fülle der Positionen und Nachweise kannte keine Grenzen. Mehr Transparenz geht auf den ersten Blick nicht. Gleichzeitig lag die Erreichbarkeit des Service Centers zu dem Zeitpunkt bereits auf einem unterirdischen Niveau.

Von außen betrachtet fällt schnell auf, wo der Hase im Pfeffer liegt. Der Auftragnehmer verbirgt die schlechte Erreichbarkeit unter einem Berg Zahlen. Die Vendor Manager des Auftraggebers finden vor lauter Rechnungsdokumenten keine Zeit, sich um etwas anderes zu kümmern. Umgekehrt binden der Auftraggeber und seine Dienstleistersteuerer wichtige Kapazitäten im Management des Partners. Es dauert, bis 139 Seiten Rechnung vorliegen. Damit fehlt eine wichtige Ressource für das eigentliche Thema – das Steuern des Service Centers.

Deshalb stellen Sie sich selbstkritisch im übertragenen Sinn die Frage:

  • Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen noch?
  • Wägen Sie ab, wie viele und wie detailliert Sie Informationen benötigen.
  • Begrenzen Sie die Anzahl der Rechnungspositionen mit Ihrem Dienstleister auf ein für beide Seiten praktikables Maß.
  • Diskutieren Sie mit Ihrer Organisation, welche Nachweise zwingend sind und welche nur für den Datenfriedhof produziert werden.

⇒ Damit verhindern Sie, dass Sie Ihre Kapazitäten und die Ihres Partners auf die Rechnung konzentrieren und stattdessen der Fokus wieder auf das Steuern gelegt wird.

Ihre Profis von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie bessere Resultate.

Wir unterstützen Sie bei der Rechnungsprüfung.

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