21 Tipps für die Rechnungsprüfung: 3 von 21

Deine Tipps, um Rechnungen zu prüfen. Siehst du den Wald vor lauter Bäumen noch?

Verfehlen beauftragte Projekte die erwünschten Resultate, fordern Outsourcing Manager, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager oftmals mehr Daten an. Das gilt auch für die Rechnung und das Rechnungen prüfen. Das natürliche Bedürfnis nach Transparenz und dem Wunsch zu wissen, woran es liegt und wofür man bezahlt, führen dazu. Gleichzeitig wissen erfahrene Dienstleistervertreter: je mehr Daten, desto größer die Intransparenz. Dahinter lassen sich gut negative Ergebnisse verstecken.

• Tipp 1 verpasst? Gleich nachholen.
• Hier geht es zu Tipp 2.

Wir lernen in einem Praxisfall:

Wechselseitig schaukelten sich Auftraggeber und Auftragnehmer eines Service Centers hoch. Die eisq vorgelegte Periodenabrechnung umfasste 139, in Worten einhundertneununddreißig, DIN-A4-Seiten. Jedes Blatt füllte fein säuberlich eine ausführliche Tabelle. Call-Minuten, Nettoarbeitszeit, Agentenstunden für Schulungen, Trainer, IT, Back Office, Fulfillment, Portokosten, Lagergebühren, Lizenzen, die Fülle der Positionen und Nachweise kannte keine Grenzen. Mehr Transparenz geht auf den ersten Blick nicht. Gleichzeitig lag die Erreichbarkeit des Service Centers zu dem Zeitpunkt bereits auf einem unterirdischen Niveau.

Hier liegt die Problematik

Von außen betrachtet fällt schnell auf, wo das Problem liegt. Der Auftragnehmer verbirgt die schlechte Erreichbarkeit unter einem Berg Zahlen. Die Vendor Manager des Auftraggebers finden vor lauter Rechnungsdokumenten keine Zeit, sich um etwas anderes zu kümmern. Umgekehrt binden der Auftraggeber und seine Dienstleistersteuerer wichtige Kapazitäten im Management des Partners. Es dauert, bis 139 Seiten Rechnung vorliegen. Damit fehlt eine wichtige Ressource für das eigentliche Thema – das Steuern des Service Centers.

Deshalb stelle dir selbstkritisch im übertragenen Sinn die Frage:

• Siehst du den Wald vor lauter Bäumen noch?
• Wäge ab, wie viele und wie detailliert du Informationen benötigst.
• Begrenze die Anzahl der Rechnungspositionen mit deinem Dienstleister auf ein für beide Seiten praktikables Maß.
• Diskutiere mit deiner Organisation, welche Nachweise zwingend sind und welche nur für den Datenfriedhof produziert werden.

⇒ Damit verhinderst du, dass du deine Kapazitäten und die deines Partners auf die Rechnung konzentrierst und stattdessen der Fokus wieder auf das Steuern gelegt wird.

Deine Profis von eisq helfen dir, wirksamer und aufwandsoptimierter mit deinen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erziele bessere Resultate.

Woher stammt die Redewendung “den Wald vor lauter Bäume nicht sehen”?

Wenn jemand “den Wald vor lauter Bäumen” nicht sieht, dann bemerkt er etwas vollkommen Offensichtliches nicht oder erkennt die nächstliegende Lösung seines Problems vor lauter Auswahlmöglichkeiten nicht.

Diese Redewendung lässt sich ganz eindeutig auf einen einzigen Mann zurückführen, der sie bekannt machte: der Dichter und Übersetzer Christoph Martin Wieland (1733-1813).

Indem er den Ausdruck – offenbar in Anlehnung an antike lateinische Vorbilder – in mehreren seiner Werke verwendete, verhalf er ihm zu Bekanntheit in Deutschland.

Über Christoph Martin Weiland

Vielen ist er kein Begriff. Doch Weiland zählt als einer der bedeutensten Autoren der Aufklärung. So gehört er zum Viergestirn von Weimar, neben:

• Johann Wolfgang Goethe
• Friedrich Schiller
• Johann Gottfried Herder

Gut zu wissen: Im Managed Outsourcing prüfen wir Rechnungen für dich

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• Unsere Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.

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Insgesamt umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Mit der neu angelaufenen Kampagne ‘Weil wir dich lieben’überarbeiten wir jeden Tag den Blog für dich. Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Ab wann findest du alle 21 Tipps voraussichtlich neu aufbereitet für dich?

Neben neuen Beiträgen aktualisieren wir jeden Arbeitstag auch ältere Werke. Insgesamt häuften sich im Laufe der Zeit insgesamt 127 Stück an. Heißt: Übe dich bitte etwas in Geduld!

Bis Sommer 2023 streben wir den Abschluss an.

Außerdem gestalten wir den Kommentar-Bereich schicker und führen einen modernen Service für nützliche Tools für deinen Alltag ein. Wir prüfen aktuell, wie wir dir mittels Shop-Funktion exklusiv digitale Werkzeuge, Checklisten, Handbücher und, und, und zugänglich machen.

Schreib uns gerne. Feedback nehmen wir gerne an!

Lob von Profis

„Aus unserer Sicht bietet vor allem der ungewöhnlich offene Austausch und der professionelle Dialog herausragende Chancen für alle.“
Markus Stephan, dtms

“Überaus wertvoll! Die Arbeit in der Gruppe zeigte mir neue Sichtweisen und bestätigte mich zugleich in einigen Dingen. Es hat uns allen viel Spaß gemacht!”
Hervè Kronen, 3C Dialog

„Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.“
Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

Humor

Ein deutscher Schäferhund, ein Dobermann und eine Katze sind gestorben und kommen in den Himmel.
Alle drei stehen vor Gottes Thron. Gott schaut sich die Drei an und möchte von jedem wissen, woran sie glauben.
Gott fragt den ersten Hund: „Schäferhund, woran glaubst du?“
Der deutsche Schäferhund antwortet: “Ich glaube an Disziplin und Treue zu meinem Herrchen.”
“Gut”, sagt Gott. “Dann setze dich an meine rechte Seite.
Dann fragt Gott den anderen Hund: „Dobermann, woran glaubst du?”
Der Dobermann antwortet: “Ich glaube daran, dass ich mein Herrchen über alles Liebe und dass ich mich um seinen Schutz kümmern muss.”
„Ah, sehr gut!“ sagte Gott, „du darfst zu meiner Linken sitzen.”
Gott wendet sich der Katze zu: „Und Katze. Woran glaubst du?“
Die Katze antwortet: “Ich glaube, du sitzt auf meinem Platz.”