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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 5 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 5 von 21
Ihr 5. Tipp: Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?
Projektfortschritt mit Rechnungen abgleichen. Es rentiert sich
Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.
Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitätenplanungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:
- Operative Gefahren: Das Projektziel wie das Erneuern der Telefoninfrastruktur bis Jahresende wankt.
- Rechtliche Risiken: Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise der Regelaustausch von Strom- oder Gaszählern innerhalb bestimmter Fristen droht der beauftragende Netzbetreiber eines Dienstleisters für Zählerwechsel zu brechen.
- Finanzielle Belastungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Dienstleister für Unerwartetes später eine Nachforderung stellt, steigt gegen 100 Prozent.
- Zeitrahmen: Den überschreiten die oben genannten Beispiele ganz sicher.
Wenn Sie als Dienstleistersteuerer nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Ihre Partner vergüten, helfen Ihnen unter anderem diese vier Schritte:
- Gleichen Sie Monat für Monat neben der Höhe auch den Stand der Leistungsinhalte mit dem vereinbarten Umsetzungsplan ab.
- Führen Sie eine separate und vor allem eigene Backlog- oder Rückstandsliste. Kaum zu glauben, auf welche kreativen Neubenennungen Ihre Berater von eisq im Markt gestoßen sind. Diese neuen Titel nutzen einige Dienstleister, um einen Backlog in eine neue Aktivität zu verwandeln.
- Rechnen Sie jeweils die ausstehenden Tätigkeiten in Form von Kosten und Zeit hoch. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem vereinbarten Rahmen. So fällt es Ihnen leichter, rechtzeitig und vor allem wirksamer gegenzusteuern.
- Fehlt Ihnen die Zeit, setzen Sie auf die Profis von eisq. Für Sie checken wir die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen oder Projektziele verfehlen.
Mit eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Ihr Nutzen ist unsere Mission.
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