Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 6 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 6 von 21

Wie gut stimmen die Rechnungsangaben mit Ihren Reporten überein?

Reports und Rechnungen abgleichen: Gibt es Divergenzen?

Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denken Sie vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von dem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreporte nicht 1:1 mit den Monatsrechnungen überein.

Typische operative Gründe dafür sind beispielsweise:

  • Echtzeit-Reporte bilden immer den aktuellen Zeitpunkt ab. Durch nachträgliche Korrekturen, abweichende Zeitperioden bei Datenquellen, etc. ergeben sich Unterschiede. Manchmal dokumentieren Mitarbeiter eines Dienstleisters Vorgänge vom 31. eines Monats erst am 4. oder 5. des Folgemonats. Dazwischen liegen ggf. ein Wochenende und die Monatsabrechnung.
  • Monatswerte und Rechnungsperioden weichen oft voneinander ab.
  • Leistungsnachweise für Rechnungen nutzen mitunter andere Datenquellen als der Kundenreport.

⇒ Genau wegen dieser operativen Gründe erweist es sich als hochgradig sinnvoll, die Rechnungsanhänge akribisch mit den Reporten abzugleichen.

Die Kernfrage lautet:

  • Wie leitet sich aus dem Report die Monatsrechnung her?

Diese Arbeit lohnt gleich mehrfach.

  • Sie als Auftraggeber erlangen mehr Transparenz, was bei Ihrem Dienstleister passiert.
  • Sie verstehen operativ besser, wie sich die Ergebnisse zusammensetzen.
  • Sie signalisieren, dass es sich um eine für Sie wichtige Dienstleistung handelt.

Den Beratern von eisq sind hierzu folgende Praxisbeispiele bei der Rechnungsprüfung für Klienten begegnet:

  • Prozessfehler beim Dienstleister: Der Klient vereinbarte mit seinem Auftragnehmer bis zu 5 Zustellversuche. Die sind zusammen wie eine erfolgte Zustellung abzurechnen. Da die Zusteller in anderen Projekten nur 3 Zustellversuche unternehmen, handhabten sie das auch so. Der Report wies zwar den Wert für ‚5 erfolglose Zustellversuche‘ auf, in Wahrheit standen nur jeweils 3 dahinter. Das zeigte sich erst bei Durchsicht der Leistungsnachweise, die sich aus den Protokollen der Mitarbeiter speisten.
  • Übergabefehler im eigenen Haus: In einem Vertriebsprojekt lieferte der Auftraggeber teilweise falsche Daten. Da im Report immer alle Zahlen stimmten, fiel das nicht auf. Erst durch den intensiven Abgleich der Rechnungswerte mit den Reporten trat das Delta zutage. Nota bene: Den Dienstleister traf keine Schuld oder gar ein Versäumnis.
  • Der Dienstleister verlagert das Führen der eigenen Mannschaft auf den Auftraggeber: In einem Außendienstprojekt fakturierte der Outsourcing Service Provider Monat für Monat die Anzahl der Termine entsprechend der Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter. Im Report standen die wahrgenommenen Besuche. Wenn am letzten Freitagnachmittag im Monat noch drei Besuche seitens der Gesprächspartner „überraschend“ nicht wahrgenommen werden, entstehen Kosten. Solange beim Auftraggeber niemand sagt, dass da ein Außendienstmitarbeiter nicht korrekt arbeitet, rechnet der Dienstleister einfach ab und erspart sich das lästige Feedbackgespräch mit seinem Mitarbeiter.

Prüfen Sie die Rechnungen akribisch mit den Reporten ab. Für Sie lohnt es sich. Fehlt Ihnen dafür die Zeit, nutzen Sie die Expertise von eisq.

Denn mit eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.

Ihr Nutzen ist unsere Mission.

Wir unterstützen Sie bei der Rechnungsprüfung.

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