Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 8 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 8 von 21

Wie oft rechnen Dienstleister ein und dieselbe Arbeit, Lizenz etc. mehrfach ab?

Rechnungsprüfung durch den Vendor Manager und eisq

Vermeiden Sie mehrfache Abrechnungen

Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinatoren lauten, kennen das.

In der Beraterpraxis identifiziert eisq besonders anfällige Themen für unberechtigt mehrfach abgerechnete Leistungen. Dazu zwei Beispiele:

  • Lizenzen – dreimal ist zweimal zu viel: Sprachaufzeichnung, SAP, Videokonferenz: Immer mehr Software-Hersteller verrechnen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren. Diese geben Dienstleister gerne an Ihre Auftraggeber weiter. So weit, so gut. Splitten Outsourcing Service Provider, die mit einem Team für den Auftraggeber mit drei verschiedenen Kostenstellen arbeiten, auf, heißt es aufpassen. Drei Kostenstellen bedeutet nämlich keineswegs, das usergebundene Lizenzen dreimal anfallen. Das wäre zweimal zu viel.
  • Projektmanagement – der fleißige Herr M.: Solche Fälle erleben die Berater von eisq häufiger. Ein Klient nutzte einen Logistik-Dienstleister für fünf Geschäftsbereiche. Herr M. arbeitet als Projektmanager beim Dienstleister. Jeder Geschäftsbereich erhält sauber aufgeschlüsselt alle Sendungen pro Monat einzeln in seiner Rechnung. Dazu fallen Stunden im Projektmanagement von Herrn M. an. Als eisq die Leistungsnachweise von Herrn M. zusammenzählte, rieben wir uns verwundert die Augen: 112 Stunden pro Woche arbeitete Herr M. laut Nachweisen  Nur für den Auftraggeber. An Meetings nahm Herr M. lt. Rechnungen mehrfach gleichzeitig teil. Fleißig! Oder sehen Sie da auch Ungereimtheiten?

Damit Sie oder Ihr Unternehmen Dinge nur einmal bezahlt:

  1. Gleichen Sie die Rechnungen mit anderen beauftragenden Geschäftsbereichen regelmäßig ab. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit.
  2. Prüfen Sie insbesondere, ob Ihr Dienstleister die Leistungen korrekt und vertragskonform aufteilt.
  3. Es hilft sehr, wenn Sie an einer Stelle im strategischen Dienstleistermanagement alle Informationen und Rechnungen zum Dienstleister bündeln.

 Prüfen Sie die Rechnungen! Damit bleiben Sie näher an Ihrem Dienstleister. Es schützt Sie davor, dieselben Leistungen mehrfach zu bezahlen.

Alternativ profitieren Sie von der Expertise der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.

Wussten Sie schon?

Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht Ihnen auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Nutzen Sie die Expertise von eisq. Zahlen Sie nicht zu viel, erleichtern Sie sich die Arbeit.

Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.

Ihr Nutzen ist unsere Mission.

Wir unterstützen Sie bei der Rechnungsprüfung.

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