Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp11 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp11 von 21

Wurde alles vollständig abgerechnet oder droht später Ungemach?

Achten Sie auf Nachforderungen in der Rechnungsprüfung

Vermeiden Sie Nachforderungen

Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang und damit dem vorgesehenen Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Managern, Dienstleistersteuerern oder auch Outsourcing-Koordinatoren genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf den Dienstleistersteuerer steigt.

Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die Ihr Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei Ihrem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.

Wie wappnen sich Service Partner Manager dagegen? Einige versuchen zunächst, die Forderung zurückzuweisen. Wenn es sich um berechtigte Leistungen handelt, verspricht das kaum Aussicht auf Erfolg. Eine andere Strategie lautet, den Auftragnehmer zu bitten, auf das Geld zu verzichten. Warum sollte das ein Unternehmen tun, das am Monatsende Gehälter bezahlt und Gewinne erwirtschaften will? Verhandlungen zu einem freiwilligen Forderungsverzicht verlaufen in der Regel im Sande. Schlimmer ist es, wenn der Vendor Manager sich im Zuge der Verhandlungen in eine Abhängigkeit gegenüber seinem Dienstleister begibt. Das ist beileibe keine wünschenswerte Situation.

Damit Ihnen das erspart bleibt, rät eisq:

  • Prüfen Sie explizit, ob Ihr Dienstleister wirklich alle Leistungen gemäß Vertrag in Ansatz bringt. Bedenken Sie, dass die gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde, beträgt. Sprich: Bis zu vier Jahre sind praktisch möglich.
  • Gleichen Sie die Leistungen mit Ihren Outsourcing-Budget regelmäßig ab. Eine eigene Excel-Liste wirkt wahre Wunder.
  • Sprechen Sie aktiv fehlende Posten bei Ihrem Outsourcing Service Provider an. Informieren Sie parallel Ihre Kollegen im Finanzwesen, damit entsprechende Rückstellungen für Ihre Kostenstelle eingestellt werden.
  • Steuern Sie frühzeitig gegen.

Eine externe Prüfung Ihrer Rechnung mit einem neutralen Blick offenbart auch unberücksichtigte Posten. Das gibt Ihnen die Chance, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten, anstatt getrieben zu werden.

Wir unterstützen Sie bei der Rechnungsprüfung.

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