Ihre 21 Tipps für Rechnungsprüfung. Tipp 2 von 21

Ihre 21 Tipps für Rechnungsprüfung. Tipp 2 von 21

Handelt es sich um abrechenbare Leistungen?

Forsten Sie Rechnungen akribisch durch. Es lohnt

Wer als Dienstleistersteuerer, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager monatlich zwanzig und mehr Rechnungsseiten kontrolliert, kennt das Dilemma nur zu gut.

Das intensive Studieren der Seiten und akribische Durchforsten der einzelnen Positionen kostet viel Arbeitszeit. Zeit, die an anderer Stelle für das Steuern fehlt. Deswegen fällt häufig nicht oder erst sehr spät auf, dass die eine oder andere Position in der Rechnung des Dienstleisters fehl am Platze ist. Oft handelt es sich um erkleckliche Summen, die Ihr Partner fälschlich ansetzt.

Beispiele, die die Berater von eisq in Rechnungsprüfungen für Klienten ausmachen, lauten:

• Positionen wie Faktura, Reisekostenabrechnung, Angebotserstellung oder Urlaubsplanung bei Projektleitern tauchen immer wieder auf. Dabei handelt es sich – Ausnahmen bestätigen die Regel – um innerbetriebliche Arbeiten, für die ein Auftraggeber nicht extra bezahlt.
• Bei Call-Center-Agenten identifizierten unsere Berater Positionen für interne Gesprächsminuten, Hygieneschulungen (im Zeitalter von Corona brandaktuell) oder Einstellungstestgespräche.

Ähnliches passiert auch bei IT- oder Agenturdienstleistungen. Das summiert sich schnell. Bevor Sie dauerhaft Leistungen ohne echte Prüfung anerkennen, lohnt ein kritischer Check.

Dabei identifizieren Sie drei Arten.

1. Nicht abrechenbare Leistungen -> Diese weisen Sie zurück.
2. Diskutable Leistungen -> Hinterfragen Sie die Positionen.
3. Unstrittig abrechenbare Leistungen -> Für die Positionen bezahlen Sie wirklich.

Praxisfall: Ein IT-Dienstleister setzte jeweils eine ½ IT-Stunde „Kundenakte“ je bearbeitetem Ticket zusätzlich in den Rechnungen an. Die Berater von eisq fanden heraus, dass es sich dabei um den internen Arbeitszeitnachweis der Mitarbeiter des Auftragnehmers handelte. Das ist definitiv keine Position, die ein Auftraggeber extra vergütet. Vielmehr handelt es sich um ein internes Führungsproblem der Firma.

⇒ Forsten Sie die Positionen in den Rechnungen und Nachweisen akribisch durch. Damit verhindern Sie, dass Sie Leistungen anerkennen, die gar nicht existieren. Außerdem vermeiden Sie, dass Ihr Outsourcing Service Provider interne Führungsprobleme auf Ihre Kosten löst – siehe Praxisfall.

Die Hilfe durch die Spezialisten von eisq hat sich in den uns bekannten Projekten von selbst bezahlt. Das erfolgt entweder diskret im Hintergrund oder ganz offen als Signal an Ihre Dienstleister.