21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 5
Von Bernhard Gandolf
März 17, 2023
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Rechnungsprüfung: Dein Update zum 5. von 21 Tipp
Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?
Was im Geschäftsleben, sprich im Business gilt, kannst du leicht in die private Welt übertragen.
Direkt freigeben oder doch lieber Rechnungsprüfung?
Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.5 Gefahren in der Rechnungsprüfung
Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitäten-Planungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:- Operative Gefahren: Das Projektziel wie das Erneuern der Telefoninfrastruktur bis Jahresende wankt.
- Rechtliche Risiken: Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise der Regelaustausch von Strom- oder Gaszählern innerhalb bestimmter Fristen droht der beauftragende Netzbetreiber eines Dienstleisters für Zählerwechsel zu brechen.
- Finanzielle Belastungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Dienstleister für Unerwartetes später eine Nachforderung stellt, steigt gegen 100 Prozent.
- Zeitrahmen: Den überschreiten die oben genannten Beispiele ganz sicher.
- Fehlende Fertigstellung: ... und manchmal werden Projekte angeschlossen, ohne fertig zu sein.
4 konkrete Schritte für Rechnungsprüfung Outsourcing
Wenn du als Dienstleistersteuerer:in bzw. Vendor Manager:in nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Partner bezahlst, helfen dir unter anderem diese 4 Schritte:- Gleiche Monat für Monat neben der Höhe auch den Stand der Leistungsinhalte mit dem vereinbarten Umsetzungsplan ab. Monat für Monat steht hier als Synonym für den vereinbarten Rechnungsturnus.
- Führe eine separate und vor allem eigene Backlog- oder Rückstandsliste. Kaum zu glauben, auf welche kreativen neuen Namensfindungen wir als Berater von eisq im Markt stoßen. Diese neuen Titel nutzen besonders pfiffige Dienstleister, um einen Backlog in eine neue Aktivität zu verwandeln.Die Kreativität nötigt mir Respekt ab. Mein liebster Fall stammt von einem medizinischen Außendienst. Die Mitarbeiter:innen führen monatliche Hausbesuche durch. Sie tauschen in dem Zusammenhang u. a. medizinische Geräte aus. Uns fiel auf, dass in zwei Regionen die Anzahl der vom Außendienst faktisch eingesendeten Geräte von der abgerechneten Summe abwich. Dafür fanden wir in den zwei Regionen eine Position auf den Leistungsnachweisen, die uns der Projektleiter nicht so recht erklären konnte: Aktualisierung Bestandsdaten Unterm Strich: Arbeit abgerechnet aber nicht gemacht, dafür zusätzlich Zeit für das Dokumentieren der nicht erbrachten aber abgerechneten Leistung aufschreiben. Chapeau
- Rechne jeweils die ausstehenden Tätigkeiten in Form von Kosten und Zeit hoch. Vergleiche das Ergebnis mit dem vereinbarten Rahmen. So fällt es dir leichter, rechtzeitig und vor allem wirksamer gegenzusteuern.
- Fehlt dir die Zeit, setze auf uns Profis von eisq. Für dich checken wir die Rechnungen. Bevor du zu viel bezahlst oder Projektziele verfehlst, gönne die Entlastung.
Erziele bessere Resultate im Outsourcing. Dein Nutzen ist unsere Mission.
Gut zu wissen: Rechnungsprüfung inklusive im Managed Outsourcing von eisq
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Schreib unten in den Kommentar. Oder schick mir eine Mail.Glückwünsche von Johann Wurzinger
Über Feedback und Lob freuen wir uns immer sehr. Deswegen behalten wir im Update auch die nette Nachricht von Johann.„Lieber Bernhard, liebes eisq – Team, Herzlichen Glückwunsch zum 11. Geburtstag. Ich wünsche für die Zukunft weiterhin alles Gute und viel Erfolg, einen wertvollen Beitrag zur Steigerung der Customer Excellence & -Experience im Rahmen der Dienstleistersteuerung im Kundenservice zu leisten. Freue mich auch für die Zukunft auf bewährten Informationsaustaus und Zusammenarbeit. Liebe Grüße aus Österreich" Johann Wurzinger, CIM-C Wurzinger e.U.
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Ein Witz zum Abschluss - laut Planet Wissen ein sehr ...
beliebter Witz unter FrauenEin stolzer Vater hat sechs Kinder. Er ruft seine Frau zu deren Missfallen immer "Mutter von Sechs". Eines Abends auf einer Party brüllt er quer durch den Raum: "Mutter von Sechs, wir gehen jetzt." Sie antwortet: "Bin gleich soweit, Vater von Vieren."
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