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Vendor Management – Bernhard Gandolf
Nachrechnen lohnt
Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services erhalten oft Rechnungsbücher. Monat für Monat. Auf vielen, vielen Seiten stehen Terminlisten, Stundennachweise, IT-Positionen oder ähnliches. Manipulationssichere Rechnungen liegen entweder in Papierform oder als PDF/A vor.
Das hält sehr häufig Auftraggeber davon ab, alle ausgewiesenen Werte mathematisch zu überprüfen. Sprich: Wurden die Werte korrekt addiert? Kontrollen, die die Berater von eisq für Klienten durchführen, zeigen:
Bevor Sie manuell alles nachrechnen, finden Sie hier drei praktische Kniffe:
⇒ Prüfen Sie die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt Ihr Dienstleister arbeitet.
Oder nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis. Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst. So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister.
Forsten Sie Rechnungen akribisch durch. Es lohnt
Wer als Dienstleistersteuerer, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager monatlich zwanzig und mehr Rechnungsseiten kontrolliert, kennt das Dilemma nur zu gut.
Das intensive Studieren der Seiten und akribische Durchforsten der einzelnen Positionen kostet viel Arbeitszeit. Zeit, die an anderer Stelle für das Steuern fehlt. Deswegen fällt häufig nicht oder erst sehr spät auf, dass die eine oder andere Position in der Rechnung des Dienstleisters fehl am Platze ist. Oft handelt es sich um erkleckliche Summen, die Ihr Partner fälschlich ansetzt.
Beispiele, die die Berater von eisq in Rechnungsprüfungen für Klienten ausmachen, lauten:
Ähnliches passiert auch bei IT- oder Agenturdienstleistungen. Das summiert sich schnell. Bevor Sie dauerhaft Leistungen ohne echte Prüfung anerkennen, lohnt ein kritischer Check.
Dabei identifizieren Sie drei Arten.
Praxisfall: Ein IT-Dienstleister setzte jeweils eine ½ IT-Stunde „Kundenakte“ je bearbeitetem Ticket zusätzlich in den Rechnungen an. Die Berater von eisq fanden heraus, dass es sich dabei um den internen Arbeitszeitnachweis der Mitarbeiter des Auftragnehmers handelte. Das ist definitiv keine Position, die ein Auftraggeber extra vergütet. Vielmehr handelt es sich um ein internes Führungsproblem der Firma.
⇒ Forsten Sie die Positionen in den Rechnungen und Nachweisen akribisch durch. Damit verhindern Sie, dass Sie Leistungen anerkennen, die gar nicht existieren. Außerdem vermeiden Sie, dass Ihr Outsourcing Service Provider interne Führungsprobleme auf Ihre Kosten löst – siehe Praxisfall.
Die Hilfe durch die Spezialisten von eisq hat sich in den uns bekannten Projekten von selbst bezahlt. Das erfolgt entweder diskret im Hintergrund oder ganz offen als Signal an Ihre Dienstleister.
Was verbrigt sich hinter den Zahlen? Den Blick auf das Wesentliche schärfen
Verfehlen beauftragte Projekte die erwünschten Resultate, fordern Outsourcing Manager, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager oftmals mehr Daten an. Das gilt auch für die Rechnung. Das natürliche Bedürfnis nach Transparenz und dem Wunsch zu wissen, woran es liegt und wofür man bezahlt, führen dazu. Gleichzeitig wissen erfahrene Dienstleistervertreter: je mehr Daten, desto größer die Intransparenz. Dahinter lassen sich gut negative Ergebnisse verstecken.
Praxisfall:
Wechselseitig schaukelten sich Auftraggeber und Auftragnehmer eines Service Centers hoch. Die eisq vorgelegte Periodenabrechnung umfasste 139, in Worten einhundertneununddreißig, DIN-A4-Seiten. Jedes Blatt füllte fein säuberlich eine ausführliche Tabelle. Call-Minuten, Nettoarbeitszeit, Agentenstunden für Schulungen, Trainer, IT, Back Office, Fulfillment, Portokosten, Lagergebühren, Lizenzen, die Fülle der Positionen und Nachweise kannte keine Grenzen. Mehr Transparenz geht auf den ersten Blick nicht. Gleichzeitig lag die Erreichbarkeit des Service Centers zu dem Zeitpunkt bereits auf einem unterirdischen Niveau.
Von außen betrachtet fällt schnell auf, wo der Hase im Pfeffer liegt. Der Auftragnehmer verbirgt die schlechte Erreichbarkeit unter einem Berg Zahlen. Die Vendor Manager des Auftraggebers finden vor lauter Rechnungsdokumenten keine Zeit, sich um etwas anderes zu kümmern. Umgekehrt binden der Auftraggeber und seine Dienstleistersteuerer wichtige Kapazitäten im Management des Partners. Es dauert, bis 139 Seiten Rechnung vorliegen. Damit fehlt eine wichtige Ressource für das eigentliche Thema – das Steuern des Service Centers.
Deshalb stellen Sie sich selbstkritisch im übertragenen Sinn die Frage:
⇒ Damit verhindern Sie, dass Sie Ihre Kapazitäten und die Ihres Partners auf die Rechnung konzentrieren und stattdessen der Fokus wieder auf das Steuern gelegt wird.
Ihre Profis von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie bessere Resultate.
Formalia überprüfen lohnt sich
Die Rechnung trudelt ein und umfasst dutzende Seiten. Das Prüfen erfordert Zeit. Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services kämpfen Monat um Monat mit dem Zwiespalt: Zeit fürs Kontrollieren der Rechnung aufwenden oder doch die anstehenden operativen Themen behandeln?
Oft verlassen sich Fachbereiche, die Rechnungen freigeben und die bearbeitenden Buchhaltungen gegenseitig auf eine formale Prüfung. Die bleibt zu oft lückenhaft. Ganz konkret: Stimmen die Rechnungsangaben? Rechnungen, die die Berater von eisq für Klienten prüfen, strotzen überraschend oft von fehlerhaften Angaben. Drei Beispiele illustrieren, worum es geht.
Damit Sie alles im Blick behalten, finden Sie hier drei konkrete Kniffe. Wer Monat für Monat auf ein ähnlich aufgebautes Dokument blickt, übersieht leicht, wenn beispielsweise zum dritten Mal hintereinander der gleiche Leistungsmonat genannt wird. Das geht den Verfassern der Rechnung mutmaßlich genauso.
Mit eisq steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Outsourcing-Partner. Erzielen Sie bessere Resultate mit Fremdvergaben. Setzen Sie auf eisq.
Projektfortschritt mit Rechnungen abgleichen. Es rentiert sich
Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.
Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitätenplanungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:
Wenn Sie als Dienstleistersteuerer nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Ihre Partner vergüten, helfen Ihnen unter anderem diese vier Schritte:
Mit eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Ihr Nutzen ist unsere Mission.
Reports und Rechnungen abgleichen: Gibt es Divergenzen?
Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denken Sie vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von dem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreporte nicht 1:1 mit den Monatsrechnungen überein.
Typische operative Gründe dafür sind beispielsweise:
⇒ Genau wegen dieser operativen Gründe erweist es sich als hochgradig sinnvoll, die Rechnungsanhänge akribisch mit den Reporten abzugleichen.
Die Kernfrage lautet:
Diese Arbeit lohnt gleich mehrfach.
Den Beratern von eisq sind hierzu folgende Praxisbeispiele bei der Rechnungsprüfung für Klienten begegnet:
Prüfen Sie die Rechnungen akribisch mit den Reporten ab. Für Sie lohnt es sich. Fehlt Ihnen dafür die Zeit, nutzen Sie die Expertise von eisq.
Denn mit eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.
Ihr Nutzen ist unsere Mission.
Verhindern Sie Intranzparenz
IT-Nachweise gelten häufig als Blackbox. Allerdings weniger in Form des Gegenstands bei Flugzeugen, wo ein mitgeführtes Gerät sämtliche Parameter aufzeichnet. Es handelt sich um ein Gebilde, in das man vorne Anforderungen reinsteckt und am Ende steht ein Output als Rechnungsbetrag.
Dienstleistersteuerer, Vendor Manager oder Outsourcing-Koordinatoren, wie Service Partner Manager auch firmieren, wissen, worum es geht. Tauchen IT-Leistungen auf der Rechnung zusammen mit dem Leistungsnachweis auf, ist das Prüfen oft sehr schwer bis unmöglich.
Vielschichtige Ursachen sorgen für Intransparenz par excellence.
Beispiel: Ein Auftraggeber meldet an seinen IT-Dienstleister das Anlegen eines neuen Benutzers. In der Rechnung taucht entweder eine Ticketnummer (erhalten beim Melden „neuer Benutzer“) oder der Vorgang „neuer Benutzer anlegen“ auf. Fünf Zeilen später taucht der Vorgang „Mail-Problem beheben“ oder eine neue Ticketnummer auf. Bezieht sich „Mail-Problem beheben“ auf den Vorgang, der eigentlich durch „neuer Benutzer“ schon abgegolten wurde, jedoch nicht korrekt stattfand? Oder stellt „Mail-Problem beheben“ ein neues Thema dar?
Jeder, der so eine Rechnung samt Leistungsnachweis prüft, steht vor dem gleichen Dilemma. Faktisch fällt ein Check flach.
Beispiel: Dienstleister A kümmert sich um eine Umstellung. Mitarbeiter 1 von Dienstleister A benötigt Zuarbeit von Dienstleister B. Mitarbeiter 2 von Dienstleister B liefert Daten an Mitarbeiter 3 von Dienstleister A. Der spielt den Ball wiederum zu Mitarbeiter 4 bei Dienstleister A. Beim Testen durch den Auftraggeber fällt auf, … das Spiel beginnt von Neuem bei Mitarbeiter 1. Einzelvorgänge tauchen auf unterschiedlichen Nachweisen und meist auch in verschiedenen Monaten auf. Wer diese Daten noch übereinanderlegen und wirksam kontrollieren will, sieht sich schnell einer Sisyphusarbeit gegenüber.
Schlaue Idee. Auf den ersten Blick. Nicht jede IT-Aufgabe benötigt teure Top-Spezialisten. Deswegen führen viele Auftraggeber und -nehmer unterschiedliche Vergütungssätze je nach Qualifikation. In der Praxis führt das zu einem ungewollten Anreiz bei vielen Dienstleistern: Fortan versuchen diese, bei möglichst vielen Aufgaben Teilbereiche für teurere Spezialisten zu identifizieren. Folge: Fragmentiertes Bearbeiten, siehe vorne, unterschiedliche Ticketnummern/Bezeichnungen, siehe vorne, und mittelfristig sehr häufig höhere Kosten.
Diese Fragen raten wir Ihnen sich zu stellen:
Nutzen Sie die Expertise von eisq. Zahlen Sie nicht zu viel, sondern erleichtern Sie sich die Arbeit.
Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.
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Vermeiden Sie mehrfache Abrechnungen
Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinatoren lauten, kennen das.
In der Beraterpraxis identifiziert eisq besonders anfällige Themen für unberechtigt mehrfach abgerechnete Leistungen. Dazu zwei Beispiele:
Damit Sie oder Ihr Unternehmen Dinge nur einmal bezahlt:
⇒ Prüfen Sie die Rechnungen! Damit bleiben Sie näher an Ihrem Dienstleister. Es schützt Sie davor, dieselben Leistungen mehrfach zu bezahlen.
Alternativ profitieren Sie von der Expertise der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.
Wussten Sie schon?
Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht Ihnen auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!
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Achten Sie auf Stolperfallen
Der Jahresplan steht. Die Schritte liegen als klar verteilte Aufgabenpakete vor. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing -Koordinatoren lauten, passen an der Stelle besonders auf.
Bei Rechnungsprüfungen findet eisq Stolperfallen folgender Art:
Damit Sie souverän vergleichbare Situation umschiffen, finden Sie hier zwei praktische Ansätze:
Profitieren Sie vom Wissen aus hunderten Outsourcing-Projekten. Zertifiziertes Know-how. Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.
Nutzen Sie die gleichen Datenquellen
Die Rechnung trifft ein und nennt eine Zahl von Vorgängen/Aktivitäten. Schnell einen Blick in die eigenen Statistiken werfen… und – Überraschung – andere Werte vorfinden. Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Vendor Managern auch lauten, erleben das hoffentlich nicht regelmäßig.
Nutzen Auftragnehmer und Auftraggeber unterschiedliche Datenquellen für Reporte und Rechnungsstellung, weichen die Werte häufig ab.
Typische Gründe dafür lauten u. a.:
Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe pro Zeitperiode
Wohingegen Unternehmen B die gleiche Kennzahl so auslegt:
Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe abzüglich der Kurzabbrecher (< 5 Sekunden Länge) pro Zeitperiode
Liegt so eine Abweichung im Verständnis vor, stimmen auch die Werte folglich nicht mehr überein.
Ihrer Fantasie für weitere Gründe, warum Werte bei unterschiedlichen Datenquellen differieren, sind keine Grenzen gesetzt.
Damit Vendor Manager korrekte Werte freizeichnen, helfen vier praktische Empfehlungen:
Alternativ lagern Sie die Aufgabe Rechnungsprüfung an die Spezialisten von eisq aus.
Vermeiden Sie Nachforderungen
Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang und damit dem vorgesehenen Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Managern, Dienstleistersteuerern oder auch Outsourcing-Koordinatoren genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf den Dienstleistersteuerer steigt.
Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die Ihr Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei Ihrem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.
Wie wappnen sich Service Partner Manager dagegen? Einige versuchen zunächst, die Forderung zurückzuweisen. Wenn es sich um berechtigte Leistungen handelt, verspricht das kaum Aussicht auf Erfolg. Eine andere Strategie lautet, den Auftragnehmer zu bitten, auf das Geld zu verzichten. Warum sollte das ein Unternehmen tun, das am Monatsende Gehälter bezahlt und Gewinne erwirtschaften will? Verhandlungen zu einem freiwilligen Forderungsverzicht verlaufen in der Regel im Sande. Schlimmer ist es, wenn der Vendor Manager sich im Zuge der Verhandlungen in eine Abhängigkeit gegenüber seinem Dienstleister begibt. Das ist beileibe keine wünschenswerte Situation.
Damit Ihnen das erspart bleibt, rät eisq:
Eine externe Prüfung Ihrer Rechnung mit einem neutralen Blick offenbart auch unberücksichtigte Posten. Das gibt Ihnen die Chance, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten, anstatt getrieben zu werden.
Mahnen Sie Fehler an
„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen am besten ganz genau hin. Denn, so beobachtet eisq, Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.
Wer als Outsourcing Manager oder Dienstleistersteuerer zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.
Oft erweist sich die vierte Variante auf den ersten Blick als partnerschaftlicher im Umgang. Damit das auch partnerschaftlich funktioniert, helfen Ihnen vier Maßnahmen.
Lesen Sie dazu diesen Praxisfall.
Unser Klient erhielt eine Rechnung mit 160 Schulungsstunden. Der Outsourcing-Koordinator merkte an, dass 85 dieser Schulungsstunden noch gar nicht stattgefunden hätten. Das für den Monatsletzten geplante Training und die damit verbundenen Kosten vorschoben beide Parteien einvernehmlich kurzfristig auf den Folgemonat. Der Outsourcing Koordinator und sein Projektansprechpartner auf der anderen Seite einigten sich pragmatisch. Die Rechnung war schon geschrieben. Die blieb bestehen. Die Schulungen würden einfach im Folgemonat erfolgen. Sie ahnen es: Aus operativen Gründen fanden die Qualifikationsmaßnahmen nicht mehr statt. Der Projektansprechpartner genoss seinen Urlaub. Die 85 Schulungsstunden zog der Dienstleister auf der Folgerechnung nicht ab. Darauf angesprochen, meinte der Vorgesetzte des Projektansprechpartners des Dienstleisters, dass die Schulungsstunden im ersten Monat ihre Richtigkeit hätten. Er verfüge über keine anderen Daten.
Unser Klient profitierte an der Stelle von seinem Wissen aus der Zusammenarbeit mit eisq:
Abzüge korrekt nachhalten, stellt eine hohe Kunst bei der Rechnungsprüfung dar. Erleichtern Sie sich die Arbeit.
Bei Bedarf ziehen Sie gerne die Profis von eisq hinzu.
Achten Sie auf Transparenz bei Schulungsleistungen
In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.
Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.
Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Schulungsrechnungen lauten:
Damit Vendor Manager leichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lesen Sie diese 5 bewährten Ratschläge.
Wie vertragskonform ist die Rechnung
Bei Dienstleistersteuerern, Outsourcing-Koordinatoren oder neudeutsch Vendor Managern umfangreicher ausgelagerter Services landen oft Rechnungsbücher auf dem Tisch. Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage: Ist das vertragskonform?
Checks, die Berater von eisq für Klienten durchführen, zeichnen ein klares Bild. Oftmals vergessen die operativen Vertreter von Auftragnehmer und Auftraggeber die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert. Die Bandbreite für Beispiele ist groß:
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, nutzen Sie diese drei erprobten Kniffe:
Profitieren Sie von einem Expertenblick von außen.
Ihre Berater liefern Ihnen kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf Sie bei der nächsten Vertragsgestaltung achten sollten, damit Ihre Arbeit leichter wird.
Vermeiden Sie Routine
Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neudeutsch firmieren, wissen um die Situation. Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.
Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.
Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…
Menschen werden in dem, was sie erledigen, immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsummieren.
… und kostet gleichzeitig.
Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel. Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken erledigt werden können.
Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile.
Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren so lange, bis sie ohne Nachdenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:
Um sich als Outsourcing-Koordinator vor Betriebsblindheit als der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:
Erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister mit eisq. Ihr Nutzen ist unsere Mission.
Vergleichen Sie die Leistungszeiträume
Ihr 4. Tipp reißt das Thema „periodengerechte Zuordnung“ kurz an. Der Aspekt birgt für Personen, die Rechnungen von Dienstleistern prüfen, weitere Abgründe. Um Sie als Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Koordinator davor zu bewahren, fokussiert der Tipp für Sie relevante Punkte.
Worin bestehen die Tücken der periodenfremden Rechnungen? Als periodenfremd bezeichnen Betriebswirte die nicht zu den Leistungszeiträumen passenden Rechnungen.
Wem jetzt „Rechnungsabgrenzungsposten“ und „Buchhaltung“ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kollegen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient Ihre Sparte, Ihr Bereich, Ihr Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe.
Operativ ergeben sich ebenso Fallen. Praxisbeispiel: Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über 468 Installationen bei Kunden im Januar, 454 im Februar, 441 im März und 612 im April. Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre. Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal. Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen! Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar „Leistungszeitraum = April“, doch das stimmte operativ nicht. Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.
Und dann ist da noch Steuerbetrug/Bilanzmanipulation. Der verfügt in dem Fall über zwei Seiten. Einmal die des Auftraggebers und die des Auftragnehmers. Beide Akteure können sich theoretisch mit periodenfremden Rechnungen ihre jeweilige Bilanz „optimieren“. Damit will ein Vendor Manager gewiss nichts zu tun haben.
Damit Sie als Leserin und Leser dieser Tipps gefeit sind, helfen Ihnen diese vier Schritte:
Erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Mit eisq steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Outsourcing-Partner. Erzielen Sie bessere Resultate mit Fremdvergaben. Setzen Sie auf eisq.
Prüfen Sie auch die Durchlaufposten
Rechnungsbücher entstehen mitunter auch, weil die Anhänge für sogenannte Durchlaufposten umfangreich ausfallen. Kilometergelder, Fahrtkosten, Tickets, Hotelübernachtungen, Porti, Gebühren, Telekommunikationsaufwendungen usw. Die Liste möglicher Auslagen beinhaltet noch mehr Punkte. Auf den ersten Blick dienen viele der sogenannten Durchlaufposten lediglich als Mittel zum Zweck.
Erfahrene Dienstleistersteuerer wissen, dass diese Leistungen mitunter auch mehr als ein nettes Zubrot für den Outsourcing-Partner darstellen. Einige Marketing- und Eventagenturen verdienen an den Durchlaufposten mehr Marge als mit den eigenen Leistungen! Kickback-Zahlungen, Provisionen oder sogenannten Handlingfees sei Dank. Da stellt sich schnell die Frage, was für Ihren Partner im Vordergrund steht. Die eigene Leistung oder der Verdienst mit Provisionen?
Auch wählen Dienstleister in der Regel selten den wirtschaftlich besten Weg für den Auftraggeber, sondern für sich. Der Managementberater wählt vielleicht den Flug anstelle der umweltfreundlicheren und preisgünstigeren Bahnverbindung. Der Callcenter-Dienstleister versendet ggf. alle Briefe für des Kunden mit Deutscher Post anstelle eines alternativen Dienstleisters mit niedrigerem Porto und Vorsteuerabzugsfähigkeit. Durchlaufposten entwickeln sich so schnell zu einem unkalkulierbaren Kostenblock.
Als Vendor Manager, der diese Rechnungsanhänge prüft und freigibt, nützen Ihnen fünf konkrete Schritte:
Rechnungen gezielt prüfen oder die Profis von eisq nutzen. Zahlen Sie nur so viel, wie wirklich vorliegt. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter.
Prüfen Sie mit voller Aufmerksamkeit
Tagesgeschäft, Termine, Meetings mit Kollegen… Der Terminplan von Partner Managern, Outsourcing-Koordinatoren oder auch Dienstleistersteuerern weist selten Lücken auf. Meist landet das zu prüfende Rechnungsbuch monatlich auf der To-do-Liste. Dass sich Prioritäten aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört zur Regel. Im Manager-Sprech heißt das „Plan trifft Realität“.
In der Praxis beobachtet eisq diese Folgen:
Die Qualität der Rechnungsprüfung leidet. Die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich auch in diesem Fall nicht guten Gewissens beantworten.
Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen zig Websites.
Stattdessen helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen:
Ihre Profis von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie bessere Resultate.
Vertrauen ist auch bei einer Rechnungsprüfung gegeben
„Wenn ich die Rechnung meines Dienstleisters prüfen muss, vertraue ich ihm nicht mehr“, meinte ein Outsourcing-Koordinator einst.
Wir vertreten die Auffassung, dass das Prüfen einer Rechnung keine Sache von Vertrauen im engeren Sinne ist. „Wo gehobelt wird, fallen Späne“, lautet ein bekanntes Sprichwort. Es ist bis zu einem gewissen Grad völlig normal, dass auch Rechnungen fehlerhaft sein können.
Darüber hinaus handelt es sich (es sei denn, Sie besitzen die auslagernde Firma) um fremdes Geld. Um dieses kümmert sich ein Dienstleistersteuerer. Als Vendor Manager sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen das bestmögliche Resultat aus der Fremdvergabe erhält. Das beinhaltet nach unserem Verständnis auch, zu kontrollieren, ob die Rechnung stimmt.
eisq geht sogar einen Schritt weiter. Mit dem Anerkennen einer Zahlungspflicht ist auch das Abnehmen einer Leistung eng verbunden. Die Abnahme gehört zu den Kernpflichten jedes Auftraggebers einer outgesourcten Dienstleistung.
Dienstleistersteuerern, die Rechnungen und Rechnungsbücher prüfen, empfehlen die Osnabrücker Berater:
Ihre spezialisierten Berater von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie mehr Resultate mit Outsourcing. Prüfen Sie die das Angebot zur Rechnungsprüfung zum Festpreis. Schon gewusst? Ab 25.000 Euro Rechnungsvolumen steht Ihren auch eine erfolgsorientierte Variante offen. Null Risiko, dafür stehen Ihnen alle Chancen offen.
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Diese Möglichkeiten haben Sie bei fehlerhaften Rechnungen
Ein wesentliches Element in den Praxisseminaren für Dienstleistersteuerer auf dem Weg zur Ausbildung „Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland® geprüfter Qualifikation“ stellen Reaktionsmöglichkeiten dar. Viele Service Partner Manager fragen sich, wie sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften Rechnungen korrekt umgehen sollen.
Sie ahnen die typische Beraterantwort: „Das hängt davon ab…“
Prinzipiell rufen Sie sich folgende Handlungsmuster ins Gedächtnis:
Bedingung: Die Rechnung ist formell oder sachlich falsch. Beispiele für formelle Fehler lauten: falsche Firmierung oder falsche Anschrift, fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc. Sachliche Fehler sind falsche Positionen, Leistungen, Rechenfehler, Dopplungen, usw.
So geht es: Formulieren Sie den Grund, warum Sie die Rechnung zurückweisen, schriftlich.
Hinweis: Nutzen Sie die Hilfe Ihrer Finanzbuchhaltung für ein Schreiben. So bleiben Sie ggf. der „good guy“, mit dem Ihr Dienstleister gerne zusammenarbeitet.
Bedingung: Sie identifizieren einen möglichen Fehler und bitten um Klärung.
So geht es: Formulieren Sie, warum Sie die Rechnung zurückstellen und bitten Sie schriftlich um Klärung. Manchmal „vergessen“ Dienstleistersteuerer auch, den Knopf für „Zahlungsfreigabe“ zu drücken. Dabei handelt es sich um den gleichen Vorgang. Allerdings mahnt dann Ihr Dienstleister unter Umständen.
Hinweis: Natürlich stellen Sie die Rechnung lediglich für einen angemessenen Zeitraum zurück.
Bedingung: Sie/Ihr Unternehmen erkennt die Leistung/einen Teil der Leistung an.
So geht es: Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, dass Sie einen Teilbetrag freigeben und für den Restbetrag eine Rückstellung zu bilden ist. Informieren Sie Ihren Dienstleister schriftlich, warum Sie lediglich einen Teilbetrag freigeben.
Hinweis: Teilbetragsrechnungen bereiten in SAP mitunter wenig Freude. Zeigen Sie Verständnis für Ihre Kollegen in der Finanzbuchhaltung, wenn Sie die Rechnung kürzen oder nur Teilbeträge freigeben.
Bedingung: Sie identifizieren Gründe, warum Ihr Unternehmen die Rechnung nicht akzeptieren sollte. Bitten Sie schriftlich um Klärung.
So geht es: Sie verfassen eine schriftliche Aufforderung zur Rechnungsklärung. Sie informieren Ihre Buchhaltung über eine Zahlung unter Vorbehalt. Normalerweise gelten Vorbehalte für eine angemessene Frist: 6 Monate.
Hinweis: Ihre Kollegen helfen bestimmt gerne.
Bedingung: Sie stimmen der Rechnung zu.
So geht es: Das bedarf wohl keiner weiteren Erklärung.
Hinweis: Wenn Sie Ihrem Dienstleister eine Freude machen wollen, sorgen Sie ggf. für eine schnellere/bevorzugte Bearbeitung.
Je nach Situation wählen Sie eine der Optionen.
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Halten Sie fest wieviel Zeit sie benötigen
Als Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neuerdings immer öfter bezeichnet werden, widmet man sich auch dem Prüfen von Rechnungen. Wenn diese als Rechnungsbuch ausfallen, nimmt das mitunter sehr viel Zeit in Anspruch. Zeit, die für andere Aufgaben fehlt.
Halten Sie als Servicepartner Consultant, Outsourcing-Koordinator, etc. fest, wie viel Zeit Sie für das gewissenhafte Prüfen aufwenden. Lautet das Ergebnis dabei, dass Sie dafür mehr als vier Arbeitstage im Monat benötigen, heißt es handeln. Vier Arbeitstage entsprechen grob 20 % Ihrer Kapazität bei einer Vollzeitstelle. Der Erfahrung von eisq nach, scheinen höhere Werte nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt.
Folgende fünf Prüfschritte liefern Ihnen einen Ansatz:
Ihre spezialisierten Berater von eisq lösen so manchen Knoten. Vor allem sorgen wir für das aufwandsoptimiertere Steuern. Sprich: Sie setzen Ihre Zeit besser ein.
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