Rechnungen prüfen

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Rechnungen von Dienstleistern prüfen – 21 Tipps für Dienstleistersteuerer

Vendor Management – Bernhard Gandolf

Ihr 1. Tipp: Wurden die Werte korrekt addiert?

Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services erhalten oft Rechnungsbücher. Monat für Monat. Auf vielen, vielen Seiten stehen Terminlisten, Stundennachweise, IT-Positionen oder ähnliches. Manipulationssichere Rechnungen liegen entweder in Papierform oder als PDF/A vor.

Das hält sehr häufig Auftraggeber davon ab, alle ausgewiesenen Werte mathematisch zu überprüfen. Sprich: Wurden die Werte korrekt addiert? Kontrollen, die die Berater von eisq für Klienten durchführen, zeigen:

• Fehler in den Additionen auf 10 Seiten und mehr Leistungsnachweisen stellen eher die Regel als die Ausnahme dar.
• Die Fehler fallen größtenteils zulasten der Auftraggeber aus.
• Zeitnachweise zeigen sich besonders anfällig.

Bevor Sie manuell alles nachrechnen, finden Sie hier drei praktische Kniffe:

1. Papierrechnungen scannen Sie am besten ein. Moderne Büroscanner verfügen fast immer über eine OCR-Software. OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bedeutet auf Deutsch „optische Zeichenerkennung“.
   Damit erhalten Sie Werte, welche Sie mithilfe von Excel überprüfen.
   Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Datei korrekt zu verformeln.
2. Fordern Sie zu der Rechnung parallel die Leistungsnachweise z. B. direkt in Excel an. So fällt das Prüfen am leichtesten. Leider liefern nur wenige Outsourcing Service Anbieter diese Transparenz.
   Kontrollieren Sie die Formen und die Zellbezüge akribisch.
3. PDF-Rechnungen lassen sich beispielsweise mit den kostenpflichtigen Produkten aus dem Hause Adobe sehr gut in Excel exportieren. Wirklich funktionierende kostenfreie Softwareprodukte sind uns leider nicht bekannt. Hier gilt wie vorne: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Formeln richtig einzugeben.

⇒ Prüfen Sie die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt Ihr Dienstleister arbeitet.

Oder nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis. Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst. So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister.

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Ihr 2. Tipp: Handelt es sich um abrechenbare Leistungen?

Wer als Dienstleistersteuerer, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager monatlich zwanzig und mehr Rechnungsseiten kontrolliert, kennt das Dilemma nur zu gut.

Das intensive Studieren der Seiten und akribische Durchforsten der einzelnen Positionen kostet viel Arbeitszeit. Zeit, die an anderer Stelle für das Steuern fehlt. Deswegen fällt häufig nicht oder erst sehr spät auf, dass die eine oder andere Position in der Rechnung des Dienstleisters fehl am Platze ist. Oft handelt es sich um erkleckliche Summen, die Ihr Partner fälschlich ansetzt.

Beispiele, die die Berater von eisq in Rechnungsprüfungen für Klienten ausmachen, lauten:

• Positionen wie Faktura, Reisekostenabrechnung, Angebotserstellung oder Urlaubsplanung bei Projektleitern tauchen immer wieder auf. Dabei handelt es sich – Ausnahmen bestätigen die Regel – um innerbetriebliche Arbeiten, für die ein Auftraggeber nicht extra bezahlt.
• Bei Call-Center-Agenten identifizierten unsere Berater Positionen für interne Gesprächsminuten, Hygieneschulungen (im Zeitalter von Corona brandaktuell) oder Einstellungstestgespräche.

Ähnliches passiert auch bei IT- oder Agenturdienstleistungen. Das summiert sich schnell. Bevor Sie dauerhaft Leistungen ohne echte Prüfung anerkennen, lohnt ein kritischer Check.

Dabei identifizieren Sie drei Arten.

1. Nicht abrechenbare Leistungen -> Diese weisen Sie zurück.
2. Diskutable Leistungen -> Hinterfragen Sie die Positionen.
3. Unstrittig abrechenbare Leistungen -> Für die Positionen bezahlen Sie wirklich.

Praxisfall: Ein IT-Dienstleister setzte jeweils eine ½ IT-Stunde „Kundenakte“ je bearbeitetem Ticket zusätzlich in den Rechnungen an. Die Berater von eisq fanden heraus, dass es sich dabei um den internen Arbeitszeitnachweis der Mitarbeiter des Auftragnehmers handelte. Das ist definitiv keine Position, die ein Auftraggeber extra vergütet. Vielmehr handelt es sich um ein internes Führungsproblem der Firma.

⇒ Forsten Sie die Positionen in den Rechnungen und Nachweisen akribisch durch. Damit verhindern Sie, dass Sie Leistungen anerkennen, die gar nicht existieren. Außerdem vermeiden Sie, dass Ihr Outsourcing Service Provider interne Führungsprobleme auf Ihre Kosten löst – siehe Praxisfall.

Die Hilfe durch die Spezialisten von eisq hat sich in den uns bekannten Projekten von selbst bezahlt. Das erfolgt entweder diskret im Hintergrund oder ganz offen als Signal an Ihre Dienstleister.

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Ihr 3. Tipp: Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen noch?

Verfehlen beauftragte Projekte die erwünschten Resultate, fordern Outsourcing Manager, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager oftmals mehr Daten an. Das gilt auch für die Rechnung. Das natürliche Bedürfnis nach Transparenz und dem Wunsch zu wissen, woran es liegt und wofür man bezahlt, führen dazu. Gleichzeitig wissen erfahrene Dienstleistervertreter: je mehr Daten, desto größer die Intransparenz. Dahinter lassen sich gut negative Ergebnisse verstecken.

Praxisfall:

Wechselseitig schaukelten sich Auftraggeber und Auftragnehmer eines Service Centers hoch. Die eisq vorgelegte Periodenabrechnung umfasste 139, in Worten einhundertneununddreißig, DIN-A4-Seiten. Jedes Blatt füllte fein säuberlich eine ausführliche Tabelle. Call-Minuten, Nettoarbeitszeit, Agentenstunden für Schulungen, Trainer, IT, Back Office, Fulfillment, Portokosten, Lagergebühren, Lizenzen, die Fülle der Positionen und Nachweise kannte keine Grenzen. Mehr Transparenz geht auf den ersten Blick nicht. Gleichzeitig lag die Erreichbarkeit des Service Centers zu dem Zeitpunkt bereits auf einem unterirdischen Niveau.

Von außen betrachtet fällt schnell auf, wo der Hase im Pfeffer liegt. Der Auftragnehmer verbirgt die schlechte Erreichbarkeit unter einem Berg Zahlen. Die Vendor Manager des Auftraggebers finden vor lauter Rechnungsdokumenten keine Zeit, sich um etwas anderes zu kümmern. Umgekehrt binden der Auftraggeber und seine Dienstleistersteuerer wichtige Kapazitäten im Management des Partners. Es dauert, bis 139 Seiten Rechnung vorliegen. Damit fehlt eine wichtige Ressource für das eigentliche Thema – das Steuern des Service Centers.

Deshalb stellen Sie sich selbstkritisch im übertragenen Sinn die Frage:

• Sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen noch?
• Wägen Sie ab, wie viele und wie detailliert Sie Informationen benötigen.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Rechnungspositionen mit Ihrem Dienstleister auf ein für beide Seiten praktikables Maß.
• Diskutieren Sie mit Ihrer Organisation, welche Nachweise zwingend sind und welche nur für den Datenfriedhof produziert werden.

⇒ Damit verhindern Sie, dass Sie Ihre Kapazitäten und die Ihres Partners auf die Rechnung konzentrieren und stattdessen der Fokus wieder auf das Steuern gelegt wird.

Ihre Profis von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie bessere Resultate.

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Ihr 4. Tipp: Stimmen die Formalia?

Die Rechnung trudelt ein und umfasst dutzende Seiten. Das Prüfen erfordert Zeit. Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services kämpfen Monat um Monat mit dem Zwiespalt: Zeit fürs Kontrollieren der Rechnung aufwenden oder doch die anstehenden operativen Themen behandeln?

Oft verlassen sich Fachbereiche, die Rechnungen freigeben und die bearbeitenden Buchhaltungen gegenseitig auf eine formale Prüfung. Die bleibt zu oft lückenhaft. Ganz konkret: Stimmen die Rechnungsangaben? Rechnungen, die die Berater von eisq für Klienten prüfen, strotzen überraschend oft von fehlerhaften Angaben. Drei Beispiele illustrieren, worum es geht.

• Leistungszeiträume weichen ab oder sind schlicht falsch. Das periodengerechte Zuordnen entpuppt sich oft als Lottospiel. Auch das vermag nur in bestimmten Konstellationen eine Buchhaltung zu übernehmen. Mitunter erfolgen Rechnungsstellungen schließlich verspätet, im Voraus oder nachträglich.
• Auftragnehmer nutzen für unterschiedliche Projekte die gleiche Bestellnummer oder auch P.O., was für „Purchase Order Number“ steht. Zugegeben, das vermag kaum eine Buchhaltung für einen Fachbereich übernehmen. Damit fällt die Kostenkontrolle später schwer. Ggf. landen derartige Kosten bei den falschen Kostenstellen.
• Abweichend ausgewiesene Ansprechpartner auf der Rechnung erschweren ebenfalls das Kontrollieren. Manchmal geistern Dokumente durch Unternehmen, bis dann jemand entnervt auf das berühmte Knöpfchen „Freigabe“ in SAP drückt.

Damit Sie alles im Blick behalten, finden Sie hier drei konkrete Kniffe. Wer Monat für Monat auf ein ähnlich aufgebautes Dokument blickt, übersieht leicht, wenn beispielsweise zum dritten Mal hintereinander der gleiche Leistungsmonat genannt wird. Das geht den Verfassern der Rechnung mutmaßlich genauso.

1. Bauen Sie sich eine Checkliste für die wesentlichen Felder. Die erinnert Sie Monat für Monat und Sie brauchen diese bloß abzuhaken. Fertig. Schwupps, fällt der vorgenannte Fehler „sich wiederholender Leistungsmonat“ auf.
2. Wenn Sie im Team arbeiten, wechseln Sie sich beim Prüfen ab. Das verhindert den Routine-Effekt.
3. Oder nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis. Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst. So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister. Prüfen Sie die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt Ihr Dienstleister arbeitet.

Mit eisq steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Outsourcing-Partner. Erzielen Sie bessere Resultate mit Fremdvergaben. Setzen Sie auf eisq.

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Ihr 5. Tipp: Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?

Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.

Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitätenplanungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:

• Operative Gefahren: Das Projektziel wie das Erneuern der Telefoninfrastruktur bis Jahresende wankt.
• Rechtliche Risiken: Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise der Regelaustausch von Strom- oder Gaszählern innerhalb bestimmter Fristen droht der beauftragende Netzbetreiber eines Dienstleisters für Zählerwechsel zu brechen.
• Finanzielle Belastungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Dienstleister für Unerwartetes später eine Nachforderung stellt, steigt gegen 100 Prozent.
• Zeitrahmen: Den überschreiten die oben genannten Beispiele ganz sicher.

Wenn Sie als Dienstleistersteuerer nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Ihre Partner vergüten, helfen Ihnen unter anderem diese vier Schritte:

1. Gleichen Sie Monat für Monat neben der Höhe auch den Stand der Leistungsinhalte mit dem vereinbarten Umsetzungsplan ab.
2. Führen Sie eine separate und vor allem eigene Backlog- oder Rückstandsliste. Kaum zu glauben, auf welche kreativen Neubenennungen Ihre Berater von eisq im Markt gestoßen sind. Diese neuen Titel nutzen einige Dienstleister, um einen Backlog in eine neue Aktivität zu verwandeln.
3. Rechnen Sie jeweils die ausstehenden Tätigkeiten in Form von Kosten und Zeit hoch. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem vereinbarten Rahmen. So fällt es Ihnen leichter, rechtzeitig und vor allem wirksamer gegenzusteuern.
4. Fehlt Ihnen die Zeit, setzen Sie auf die Profis von eisq. Für Sie checken wir die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen oder Projektziele verfehlen.

Mit eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Ihr Nutzen ist unsere Mission.

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Ihr 6. Tipp: Wie gut stimmen die Rechnungsangaben mit Ihren Reporten überein?

Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denken Sie vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von dem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreporte nicht 1:1 mit den Monatsrechnungen überein.

Typische operative Gründe dafür sind beispielsweise:

• Echtzeit-Reporte bilden immer den aktuellen Zeitpunkt ab. Durch nachträgliche Korrekturen, abweichende Zeitperioden bei Datenquellen, etc. ergeben sich Unterschiede. Manchmal dokumentieren Mitarbeiter eines Dienstleisters Vorgänge vom 31. eines Monats erst am 4. oder 5. des Folgemonats. Dazwischen liegen ggf. ein Wochenende und die Monatsabrechnung.
• Monatswerte und Rechnungsperioden weichen oft voneinander ab.
• Leistungsnachweise für Rechnungen nutzen mitunter andere Datenquellen als der Kundenreport.

⇒ Genau wegen dieser operativen Gründe erweist es sich als hochgradig sinnvoll, die Rechnungsanhänge akribisch mit den Reporten abzugleichen.

Die Kernfrage lautet:

• Wie leitet sich aus dem Report die Monatsrechnung her?

Diese Arbeit lohnt gleich mehrfach.

• Sie als Auftraggeber erlangen mehr Transparenz, was bei Ihrem Dienstleister passiert.
• Sie verstehen operativ besser, wie sich die Ergebnisse zusammensetzen.
• Sie signalisieren, dass es sich um eine für Sie wichtige Dienstleistung handelt.

Den Beratern von eisq sind hierzu folgende Praxisbeispiele bei der Rechnungsprüfung für Klienten begegnet:

• Prozessfehler beim Dienstleister: Der Klient vereinbarte mit seinem Auftragnehmer bis zu 5 Zustellversuche. Die sind zusammen wie eine erfolgte Zustellung abzurechnen. Da die Zusteller in anderen Projekten nur 3 Zustellversuche unternehmen, handhabten sie das auch so. Der Report wies zwar den Wert für ‚5 erfolglose Zustellversuche‘ auf, in Wahrheit standen nur jeweils 3 dahinter. Das zeigte sich erst bei Durchsicht der Leistungsnachweise, die sich aus den Protokollen der Mitarbeiter speisten.
• Übergabefehler im eigenen Haus: In einem Vertriebsprojekt lieferte der Auftraggeber teilweise falsche Daten. Da im Report immer alle Zahlen stimmten, fiel das nicht auf. Erst durch den intensiven Abgleich der Rechnungswerte mit den Reporten trat das Delta zutage. Nota bene: Den Dienstleister traf keine Schuld oder gar ein Versäumnis.
• Der Dienstleister verlagert das Führen der eigenen Mannschaft auf den Auftraggeber: In einem Außendienstprojekt fakturierte der Outsourcing Service Provider Monat für Monat die Anzahl der Termine entsprechend der Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter. Im Report standen die wahrgenommenen Besuche. Wenn am letzten Freitagnachmittag im Monat noch drei Besuche seitens der Gesprächspartner „überraschend“ nicht wahrgenommen werden, entstehen Kosten. Solange beim Auftraggeber niemand sagt, dass da ein Außendienstmitarbeiter nicht korrekt arbeitet, rechnet der Dienstleister einfach ab und erspart sich das lästige Feedbackgespräch mit seinem Mitarbeiter.

Prüfen Sie die Rechnungen akribisch mit den Reporten ab. Für Sie lohnt es sich. Fehlt Ihnen dafür die Zeit, nutzen Sie die Expertise von eisq.

Denn mit eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.

Ihr Nutzen ist unsere Mission.

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Ihr 7. Tipp: Wie sehr ähneln IT-Leistungen einer Blackbox?

IT-Nachweise gelten häufig als Blackbox. Allerdings weniger in Form des Gegenstands bei Flugzeugen, wo ein mitgeführtes Gerät sämtliche Parameter aufzeichnet. Es handelt sich um ein Gebilde, in das man vorne Anforderungen reinsteckt und am Ende steht ein Output als Rechnungsbetrag.

Dienstleistersteuerer, Vendor Manager oder Outsourcing-Koordinatoren, wie Service Partner Manager auch firmieren, wissen, worum es geht. Tauchen IT-Leistungen auf der Rechnung zusammen mit dem Leistungsnachweis auf, ist das Prüfen oft sehr schwer bis unmöglich.

Vielschichtige Ursachen sorgen für Intransparenz par excellence.

• Verschiedene Ticketnummern/Bezeichnungen und (scheinbar?) abweichende Themen verhindern effektive Kontrollen.

Beispiel: Ein Auftraggeber meldet an seinen IT-Dienstleister das Anlegen eines neuen Benutzers. In der Rechnung taucht entweder eine Ticketnummer (erhalten beim Melden „neuer Benutzer“) oder der Vorgang „neuer Benutzer anlegen“ auf. Fünf Zeilen später taucht der Vorgang „Mail-Problem beheben“ oder eine neue Ticketnummer auf. Bezieht sich „Mail-Problem beheben“ auf den Vorgang, der eigentlich durch „neuer Benutzer“ schon abgegolten wurde, jedoch nicht korrekt stattfand? Oder stellt „Mail-Problem beheben“ ein neues Thema dar?

Jeder, der so eine Rechnung samt Leistungsnachweis prüft, steht vor dem gleichen Dilemma. Faktisch fällt ein Check flach.

• Fragmentiertes Bearbeiten sorgt für ein Informationsloch.

Beispiel: Dienstleister A kümmert sich um eine Umstellung. Mitarbeiter 1 von Dienstleister A benötigt Zuarbeit von Dienstleister B. Mitarbeiter 2 von Dienstleister B liefert Daten an Mitarbeiter 3 von Dienstleister A. Der spielt den Ball wiederum zu Mitarbeiter 4 bei Dienstleister A. Beim Testen durch den Auftraggeber fällt auf, … das Spiel beginnt von Neuem bei Mitarbeiter 1. Einzelvorgänge tauchen auf unterschiedlichen Nachweisen und meist auch in verschiedenen Monaten auf. Wer diese Daten noch übereinanderlegen und wirksam kontrollieren will, sieht sich schnell einer Sisyphusarbeit gegenüber.

• Leistungsnachweise für unterschiedliche Qualifikationen/Vergütungssätze sorgen für ungewollte Anreize.

Schlaue Idee. Auf den ersten Blick. Nicht jede IT-Aufgabe benötigt teure Top-Spezialisten. Deswegen führen viele Auftraggeber und -nehmer unterschiedliche Vergütungssätze je nach Qualifikation. In der Praxis führt das zu einem ungewollten Anreiz bei vielen Dienstleistern: Fortan versuchen diese, bei möglichst vielen Aufgaben Teilbereiche für teurere Spezialisten zu identifizieren. Folge: Fragmentiertes Bearbeiten, siehe vorne, unterschiedliche Ticketnummern/Bezeichnungen, siehe vorne, und mittelfristig sehr häufig höhere Kosten.

Diese Fragen raten wir Ihnen sich zu stellen:

• Wie setzen sich die Werte zusammen? Stimmen sie mit Ihrem Auftrag überein? Bauen Sie beispielsweise in Excel die Aktivitäten nach Ihren beauftragten Themen wieder zusammen.
• Wer besitzt den längeren Atem? Bitten Sie bei allen unklaren Ticketnummern/Bezeichnungen um eine Erklärung. Praxisfall: Auf dem Leistungsnachweis eines Dienstleisters stand für ein Datum „Vorgang: 2200362“, „Dauer: 40 Minuten“ und Bearbeiterkürzel. Wissen Sie, was damit gemeint ist? In der beauftragenden Firma rätselten die Spezialisten: „Vielleicht ein Fehlercode oder eine unvollständige Gerätenummer?“ Beim ersten Durchlauf reagierte der Client Manager des Auftragnehmers noch unwirsch auf die Rückfragen seines Auftraggebers. Nach vier Monaten wiesen alle Leistungsnachweise verständlichere Beschreibungen der Tätigkeiten auf.
• Wie vereinfachen Sie für sich den Prozess „Rechnung“ und erleichtern sich gleichzeitig die Kontrolle? Meist führt ein Modifizieren zu einer Arbeitserleichterung auf beiden Seiten. Vor allem: Nehmen Sie nur korrekt erbrachte Leistungen ab! Wenn drei Vorgänge aufeinander aufbauen, zahlen Sie sonst auch für Fehler und Auslassungen.

Nutzen Sie die Expertise von eisq. Zahlen Sie nicht zu viel, sondern erleichtern Sie sich die Arbeit.

Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.

Ihr Nutzen ist unsere Mission.

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Ihr 8. Tipps: Wie oft rechnen Dienstleister ein und dieselbe Arbeit, Lizenz etc. mehrfach ab?

Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinatoren lauten, kennen das.

In der Beraterpraxis identifiziert eisq besonders anfällige Themen für unberechtigt mehrfach abgerechnete Leistungen. Dazu zwei Beispiele:

• Lizenzen – dreimal ist zweimal zu viel: Sprachaufzeichnung, SAP, Videokonferenz: Immer mehr Software-Hersteller verrechnen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren. Diese geben Dienstleister gerne an Ihre Auftraggeber weiter. So weit, so gut. Splitten Outsourcing Service Provider, die mit einem Team für den Auftraggeber mit drei verschiedenen Kostenstellen arbeiten, auf, heißt es aufpassen. Drei Kostenstellen bedeutet nämlich keineswegs, das usergebundene Lizenzen dreimal anfallen. Das wäre zweimal zu viel.
• Projektmanagement – der fleißige Herr M.: Solche Fälle erleben die Berater von eisq häufiger. Ein Klient nutzte einen Logistik-Dienstleister für fünf Geschäftsbereiche. Herr M. arbeitet als Projektmanager beim Dienstleister. Jeder Geschäftsbereich erhält sauber aufgeschlüsselt alle Sendungen pro Monat einzeln in seiner Rechnung. Dazu fallen Stunden im Projektmanagement von Herrn M. an. Als eisq die Leistungsnachweise von Herrn M. zusammenzählte, rieben wir uns verwundert die Augen: 112 Stunden pro Woche arbeitete Herr M. laut Nachweisen  Nur für den Auftraggeber. An Meetings nahm Herr M. lt. Rechnungen mehrfach gleichzeitig teil. Fleißig! Oder sehen Sie da auch Ungereimtheiten?

Damit Sie oder Ihr Unternehmen Dinge nur einmal bezahlt:

1. Gleichen Sie die Rechnungen mit anderen beauftragenden Geschäftsbereichen regelmäßig ab. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit.
2. Prüfen Sie insbesondere, ob Ihr Dienstleister die Leistungen korrekt und vertragskonform aufteilt.
3. Es hilft sehr, wenn Sie an einer Stelle im strategischen Dienstleistermanagement alle Informationen und Rechnungen zum Dienstleister bündeln.
   

⇒ Prüfen Sie die Rechnungen! Damit bleiben Sie näher an Ihrem Dienstleister. Es schützt Sie davor, dieselben Leistungen mehrfach zu bezahlen.

Alternativ profitieren Sie von der Expertise der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.

Wussten Sie schon?

Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht Ihnen auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Nutzen Sie die Expertise von eisq. Zahlen Sie nicht zu viel, erleichtern Sie sich die Arbeit.

Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.

Ihr Nutzen ist unsere Mission.

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Ihr 9. Tipp: Stimmt die taktische/mittelfristige Perspektive noch?

Der Jahresplan steht. Die Schritte liegen als klar verteilte Aufgabenpakete vor. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing -Koordinatoren lauten, passen an der Stelle besonders auf.

Bei Rechnungsprüfungen findet eisq Stolperfallen folgender Art:

• Soll und Ist weichen meilenweit voneinander ab: Ein Auftragnehmer vereinbart, durchschnittlich 1.000 Vorgänge im Monat abzuarbeiten. Anfangs etwas weniger, Hochlaufphase, später etwas mehr (Routinebetrieb). In den ersten sechs Monaten erreicht der Auftragnehmer einmal 870 Stück im Monat. Sonst schwanken die Werte um 800. Im Sommermonat Juli – Urlaubssaison – erreicht er gar nur 640 Stück. Wie realistisch ist es, dass der Dienstleister neben den monatlich 1.000 Stück (Soll), das Delta von 1.400 Stück zusätzlich in den ausbleibenden fünf Monaten schafft? Ziemlich unrealistisch.
• Budgets fehlen: Das prognostizierte Volumen trifft nicht zu. Der Outsourcing-Bedarf steigt. Das dafür reservierte Budget wird nicht ausreichen. Wie wahrscheinlich wird ein Dienstleister dauerhaft mehr leisten und dafür gleich viel/also in Relation weniger erhalten? Wohl wenig.
• Die Tätigkeit passt nicht mehr zum ursprünglich vereinbarten Auftrag: Auch das passiert. Ein eCommerce-Unternehmen engagierte eine Marketingagentur für das Betreuen der Social-Media-Seiten. Für einen festen Betrag pro Monat sollte sich die Agentur um vier Auftritte kümmern. Ein Jahr später existieren nur mehr zwei Social-Media-Accounts. Dafür versendet die Marketingagentur plötzlich tausende von Produktproben Monat für Monat. Vermuten Sie auch, dass das Geld möglicherweise nicht mehr richtig wertschöpfend eingesetzt wird?

Damit Sie souverän vergleichbare Situation umschiffen, finden Sie hier zwei praktische Ansätze:

1. Planen und steuern Sie Ihr Outsourcing auch taktisch. Das heißt: Aktualisieren Sie fortlaufend. eisq empfiehlt, einmal pro Tertial Ihre mittelfristigen Outsourcing-Aktivitäten abzugleichen.
2. Nutzen Sie Chance einer neutralen Experteneinschätzung von außen. Da sieht man bekanntlich mehr.

Profitieren Sie vom Wissen aus hunderten Outsourcing-Projekten. Zertifiziertes Know-how. Dank eisq erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Sie steuern wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister.

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Ihr 10. Tipp: Welche Datenquelle gilt?

Die Rechnung trifft ein und nennt eine Zahl von Vorgängen/Aktivitäten. Schnell einen Blick in die eigenen Statistiken werfen… und – Überraschung – andere Werte vorfinden. Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Vendor Managern auch lauten, erleben das hoffentlich nicht regelmäßig.

Nutzen Auftragnehmer und Auftraggeber unterschiedliche Datenquellen für Reporte und Rechnungsstellung, weichen die Werte häufig ab.

Typische Gründe dafür lauten u. a.:

• Abweichende Definitionen: Selbst für (scheinbar) feststehende Begriffe gibt es verschiedene Beschreibungen. Beispiel Erreichbarkeit im Call Center Inbound: Unternehmen A definiert das wie folgt:

Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe pro Zeitperiode

Wohingegen Unternehmen B die gleiche Kennzahl so auslegt:

Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe abzüglich der Kurzabbrecher (< 5 Sekunden Länge) pro Zeitperiode

Liegt so eine Abweichung im Verständnis vor, stimmen auch die Werte folglich nicht mehr überein.

• Systemische Fehler: Blicken wir nochmals auf die Erreichbarkeit. Der Auftraggeber kommt vielleicht zu anderen Werten, wenn er die Erreichbarkeit basierend auf den Daten des Verbindungsnetzbetreibers nutzt. Verwendet nämlich der Dienstleister die Daten aus seinem Telekommunikationssystem, fallen per se alle Anrufe weg, die gar nicht bei ihm eintreffen. Das ist besonders ärgerlich, wenn der Dienstleister für den Auftraggeber etwa 30 Kanäle bereitstellt, aber manchmal 32 Anrufe gleichzeitig erhält. Von den zwei Stück mehr erfährt die Telekommunikationsanlage des Auftragnehmers niemals, da diese niemals dort ankommen. Ergo weist der Dienstleister andere Erreichbarkeitswerte aus.

Ihrer Fantasie für weitere Gründe, warum Werte bei unterschiedlichen Datenquellen differieren, sind keine Grenzen gesetzt.

Damit Vendor Manager korrekte Werte freizeichnen, helfen vier praktische Empfehlungen:

1. Legen Sie die Datenquelle vorab fest.
2. Fixieren Sie die Definitionen für die Werte schriftlich.
3. Nutzen Sie nach Möglichkeit eigene Systeme. Dadurch minimieren Sie das Risiko, dass sich ohne Ihr Wissen Datenquelle oder Definition einer Kennzahl ändern.
4. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Definition und Datenquelle der Kennzahlen in der Rechnung weiter stimmen.

Alternativ lagern Sie die Aufgabe Rechnungsprüfung an die Spezialisten von eisq aus.

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Ihr 11. Tipp: Wurde alles vollständig abgerechnet oder droht später Ungemach?

Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang und damit dem vorgesehenen Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Managern, Dienstleistersteuerern oder auch Outsourcing-Koordinatoren genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf den Dienstleistersteuerer steigt.

Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die Ihr Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei Ihrem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.

Wie wappnen sich Service Partner Manager dagegen? Einige versuchen zunächst, die Forderung zurückzuweisen. Wenn es sich um berechtigte Leistungen handelt, verspricht das kaum Aussicht auf Erfolg. Eine andere Strategie lautet, den Auftragnehmer zu bitten, auf das Geld zu verzichten. Warum sollte das ein Unternehmen tun, das am Monatsende Gehälter bezahlt und Gewinne erwirtschaften will? Verhandlungen zu einem freiwilligen Forderungsverzicht verlaufen in der Regel im Sande. Schlimmer ist es, wenn der Vendor Manager sich im Zuge der Verhandlungen in eine Abhängigkeit gegenüber seinem Dienstleister begibt. Das ist beileibe keine wünschenswerte Situation.

Damit Ihnen das erspart bleibt, rät eisq:

• Prüfen Sie explizit, ob Ihr Dienstleister wirklich alle Leistungen gemäß Vertrag in Ansatz bringt. Bedenken Sie, dass die gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde, beträgt. Sprich: Bis zu vier Jahre sind praktisch möglich.
• Gleichen Sie die Leistungen mit Ihren Outsourcing-Budget regelmäßig ab. Eine eigene Excel-Liste wirkt wahre Wunder.
• Sprechen Sie aktiv fehlende Posten bei Ihrem Outsourcing Service Provider an. Informieren Sie parallel Ihre Kollegen im Finanzwesen, damit entsprechende Rückstellungen für Ihre Kostenstelle eingestellt werden.
• Steuern Sie frühzeitig gegen.

Eine externe Prüfung Ihrer Rechnung mit einem neutralen Blick offenbart auch unberücksichtigte Posten. Das gibt Ihnen die Chance, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten, anstatt getrieben zu werden.

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Ihr 12. Tipp: Zieht Ihr Dienstleister Fehler korrekt auf der Rechnung ab?

„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen am besten ganz genau hin. Denn, so beobachtet eisq, Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.

Wer als Outsourcing Manager oder Dienstleistersteuerer zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.

1. Sie fordern eine Rechnungskorrektur.
2. Sie vergüten nur einen Teilbetrag.
3. Sie lassen es durchgehen und drücken beide Augen zu.
4. Sie vereinbaren mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.

Oft erweist sich die vierte Variante auf den ersten Blick als partnerschaftlicher im Umgang. Damit das auch partnerschaftlich funktioniert, helfen Ihnen vier Maßnahmen.

Lesen Sie dazu diesen Praxisfall.

Unser Klient erhielt eine Rechnung mit 160 Schulungsstunden. Der Outsourcing-Koordinator merkte an, dass 85 dieser Schulungsstunden noch gar nicht stattgefunden hätten. Das für den Monatsletzten geplante Training und die damit verbundenen Kosten vorschoben beide Parteien einvernehmlich kurzfristig auf den Folgemonat. Der Outsourcing Koordinator und sein Projektansprechpartner auf der anderen Seite einigten sich pragmatisch. Die Rechnung war schon geschrieben. Die blieb bestehen. Die Schulungen würden einfach im Folgemonat erfolgen. Sie ahnen es: Aus operativen Gründen fanden die Qualifikationsmaßnahmen nicht mehr statt. Der Projektansprechpartner genoss seinen Urlaub. Die 85 Schulungsstunden zog der Dienstleister auf der Folgerechnung nicht ab. Darauf angesprochen, meinte der Vorgesetzte des Projektansprechpartners des Dienstleisters, dass die Schulungsstunden im ersten Monat ihre Richtigkeit hätten. Er verfüge über keine anderen Daten.

Unser Klient profitierte an der Stelle von seinem Wissen aus der Zusammenarbeit mit eisq:

1. Weil der Outsourcing-Koordinator zu allen Absprachen immer kurze schriftliche Notizen selbst verfasst und versendet, war er im Vorteil. Er zog seine E-Mail-Bestätigung zum Verschieben der Kosten und der Schulung in den Folgemonat hervor.
2. Indem der Outsourcing-Koordinator eine fortlaufende Excel-Datei mit Zahlungen, Abzügen, Budgetverschiebungen und Co. pflegte, verfügte er über die notwendige Transparenz.
3. Da er ruhig und sachlich blieb, nahm der dem Vorgesetzen die emotionale Schärfe und somit den Wind aus den Segeln.
4. Der Dienstleistersteuerer drehte den Spieß erfolgreich um. Indem er die Partnerschaft betonte, ersetzte er das Gefühl „Hier nimmt uns der Auftraggeber etwas weg“ durch „Der geht fair mit uns um.“

Abzüge korrekt nachhalten, stellt eine hohe Kunst bei der Rechnungsprüfung dar. Erleichtern Sie sich die Arbeit.

Bei Bedarf ziehen Sie gerne die Profis von eisq hinzu.

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Ihr 13. Tipp: Wie transparent weist Ihr Dienstleister Schulungsleistungen aus?

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Schulungsrechnungen lauten:

• Welche Schulungen beruhen auf der Einflusssphäre des Auftraggebers? Gehören betriebliche Inhalte des Dienstleisters, wie der Umgang mit einer neuen Office-Version, einem neuen Work Force Management-Tool, oder ähnliches auf die Rechnung?
• Wer trägt wofür die Kosten?
• Wer veranlasst Schulungen?
• Wie weist der Partner die dafür angesetzte Zeit nach?
• Wie gehen beide Parteien damit um, wenn ein Teil der zu schulenden Personen einen Teil der Zeit gar nicht (geistig) anwesend ist?
• …

Damit Vendor Manager leichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lesen Sie diese 5 bewährten Ratschläge.

1. Vereinbaren Sie Schulungsnachweise. Vortragende und zu Schulende bestätigen jeweils mit ihrer Unterschrift die Teilnahme.
2. Stimmen Sie ab, wer in Ihrem Unternehmen befugt ist, Aufträge für kostenpflichtige Schulungen zu erteilen. Halten Sie jeden Auftrag schriftlich fest. Das mag nach Formalismus und Bürokratie klingen, senkt jedoch auf wunderbare Weise sehr oft die Kosten.
3. Klären Sie jeweils, welche Inhalte/Anteile die Einflusssphäre des Auftraggebers betreffen. Einer unserer Klienten erhielt monatlich Rechnungen über sogenannte „Refresher-Schulungen“. Neben berechtigten Kosten für Wissensauffrischungen im Bereich der Produkte verrechnete der Dienstleister auch Aufwände für Pausenregelungen, Urlaubszeitbestimmungen und allgemeine Personalgespräche. Der Anteil der unberechtigten Kosten betrug 43%!
4. Halten Sie einvernehmliche Verschiebungen in einer separaten Datei fest. So verhindern Sie, dass Sie mehrfach ein und dieselbe Sache bezahlen.
5. Nutzen Sie, wenn bei Ihnen die Zeit knapp wird, die Profis von eisq.

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Ihr 14. Tipp: Rechnen die Unternehmen überhaupt vertragskonform ab?

Bei Dienstleistersteuerern, Outsourcing-Koordinatoren oder neudeutsch Vendor Managern umfangreicher ausgelagerter Services landen oft Rechnungsbücher auf dem Tisch. Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.

Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage: Ist das vertragskonform?

Checks, die Berater von eisq für Klienten durchführen, zeichnen ein klares Bild. Oftmals vergessen die operativen Vertreter von Auftragnehmer und Auftraggeber die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert. Die Bandbreite für Beispiele ist groß:

• Vertragliche Termine für Reporte, Rechnungen, Leistungsnachweise weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwendigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags- Storno- und Schlussrechnungen. Das bereitet weder buchhalterisch noch im Sinne einer Leistungskontrolle Freude.
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert sind, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab. Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: „Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.“ Mehr bezahlt und falsche Daten.
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen. Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach. Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3!

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, nutzen Sie diese drei erprobten Kniffe:

1. Konsultieren Sie lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleichen Sie die Positionen ab.
2. Wechseln Sie sich beim Prüfen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
3. Wenn Sie feststellen, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen, aktualisieren Sie den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage.

Profitieren Sie von einem Expertenblick von außen.

Ihre Berater liefern Ihnen kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf Sie bei der nächsten Vertragsgestaltung achten sollten, damit Ihre Arbeit leichter wird.

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Ihr 15. Tipp: Schützen Sie sich vor Routine – Wie geht das?

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neudeutsch firmieren, wissen um die Situation. Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.

Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…

Menschen werden in dem, was sie erledigen, immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsummieren.

… und kostet gleichzeitig.

Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel. Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken erledigt werden können.

Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile.

Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren so lange, bis sie ohne Nachdenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:

1. Routinearbeiten gelten als Demotivator oder Motivationsbremse.
2. Wer sich nicht mehr fragt, ob er richtig handelt, läuft Gefahr, den gleichen Fehler immer wieder zu begehen.
3. Der Pilot, der routiniert in schneller Abfolge das Flugzeug bedient, begeht möglicherweise in Krisensituationen tödliche Fehler.

Um sich als Outsourcing-Koordinator vor Betriebsblindheit als der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:

1. Wechseln Sie sich mit Kollegen ab. Es hilft ungemein, wenn eine andere Person die Aufgabe der Rechnungsprüfung für einen Monat übernimmt und kritisch rückfragt.
2. Durchbrechen Sie bewusst Ihre Routine-Prüfprozesse. So wie Piloten in regelmäßigen Abständen Ihre Lizenz mit Simulationen und sich verändernden Bedingungen erneuern, können auch Sie sich wappnen. Oft genügt es, eine Komponente anders zu gestalten und schon denkt das Gehirn wieder aktiver mit. Nutzen Sie beispielsweise ein neues Tabellenblatt, bauen Sie eine Formel neu, vergleichen Sie andere Zahlen…
3. Profitieren Sie von einem neutralen unvoreingenommenen Expertenblick von außen.

Erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Dienstleister mit eisq. Ihr Nutzen ist unsere Mission.

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Ihr 16. Tipp: Stimmt die periodengerechte Zuordnung?

Ihr 4. Tipp reißt das Thema „periodengerechte Zuordnung“ kurz an. Der Aspekt birgt für Personen, die Rechnungen von Dienstleistern prüfen, weitere Abgründe. Um Sie als Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Koordinator davor zu bewahren, fokussiert der Tipp für Sie relevante Punkte.

Worin bestehen die Tücken der periodenfremden Rechnungen? Als periodenfremd bezeichnen Betriebswirte die nicht zu den Leistungszeiträumen passenden Rechnungen.

Wem jetzt „Rechnungsabgrenzungsposten“ und „Buchhaltung“ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kollegen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient Ihre Sparte, Ihr Bereich, Ihr Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe.

Operativ ergeben sich ebenso Fallen. Praxisbeispiel: Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über 468 Installationen bei Kunden im Januar, 454 im Februar, 441 im März und 612 im April. Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre. Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal. Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen! Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar „Leistungszeitraum = April“, doch das stimmte operativ nicht. Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.

Und dann ist da noch Steuerbetrug/Bilanzmanipulation. Der verfügt in dem Fall über zwei Seiten. Einmal die des Auftraggebers und die des Auftragnehmers. Beide Akteure können sich theoretisch mit periodenfremden Rechnungen ihre jeweilige Bilanz „optimieren“. Damit will ein Vendor Manager gewiss nichts zu tun haben.

Damit Sie als Leserin und Leser dieser Tipps gefeit sind, helfen Ihnen diese vier Schritte:

• Checken Sie die Rechnungswerte jedes Mal auf Plausibilität mit Ihren eigenen Daten.
• Durchforsten Sie akribisch die Leistungsnachweise, ob diese der korrekten Periode entsprechen.
• Fordern Sie fehlende Leistungsnachweise oder Angaben nach.
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Rechnung gewissenhaft zu prüfen und freizugeben. Periodenfremde Zuordnungen zeigen sich selten auf den ersten und zweiten Blick.

Erzielen Sie bessere Resultate im Outsourcing. Mit eisq steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter Ihre Outsourcing-Partner. Erzielen Sie bessere Resultate mit Fremdvergaben. Setzen Sie auf eisq.

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Ihr 17. Tipp: Auslagen und Reisekosten – unkalkulierbare Zusatzkosten, nettes Zubrot oder wirklich Durchlaufposten?

Rechnungsbücher entstehen mitunter auch, weil die Anhänge für sogenannte Durchlaufposten umfangreich ausfallen. Kilometergelder, Fahrtkosten, Tickets, Hotelübernachtungen, Porti, Gebühren, Telekommunikationsaufwendungen usw. Die Liste möglicher Auslagen beinhaltet noch mehr Punkte. Auf den ersten Blick dienen viele der sogenannten Durchlaufposten lediglich als Mittel zum Zweck.

Erfahrene Dienstleistersteuerer wissen, dass diese Leistungen mitunter auch mehr als ein nettes Zubrot für den Outsourcing-Partner darstellen. Einige Marketing- und Eventagenturen verdienen an den Durchlaufposten mehr Marge als mit den eigenen Leistungen! Kickback-Zahlungen, Provisionen oder sogenannten Handlingfees sei Dank. Da stellt sich schnell die Frage, was für Ihren Partner im Vordergrund steht. Die eigene Leistung oder der Verdienst mit Provisionen?

Auch wählen Dienstleister in der Regel selten den wirtschaftlich besten Weg für den Auftraggeber, sondern für sich. Der Managementberater wählt vielleicht den Flug anstelle der umweltfreundlicheren und preisgünstigeren Bahnverbindung. Der Callcenter-Dienstleister versendet ggf. alle Briefe für des Kunden mit Deutscher Post anstelle eines alternativen Dienstleisters mit niedrigerem Porto und Vorsteuerabzugsfähigkeit. Durchlaufposten entwickeln sich so schnell zu einem unkalkulierbaren Kostenblock.

Als Vendor Manager, der diese Rechnungsanhänge prüft und freigibt, nützen Ihnen fünf konkrete Schritte:

1. Faustregel anwenden: Übersteigen die Auslagen/Durchlaufposten 5% der Rechnungssumme, lohnt genaues Hinsehen.
2. Hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit die Auslagen. Damit signalisieren Sie zweierlei: Sie zeigen einerseits, dass Sie genau hinsehen. Andererseits nutzt das genaue Beschäftigen beispielsweise mit der Frage, warum kein alternativer Postdienstleister die Briefe zustellt, dem aktiven Kostenmanagement.
3. Nutzen Sie als Benchmark die eigene Kostenstruktur in Ihrem Unternehmen. Liegen die Fremdkosten für die sogenannten Durchlaufposten über denen in Ihrem Haus, holen Sie die entsprechende Leistung zu sich.
4. Setzen Sie ein Zubrot nur punktuell ein. Wenn Sie wissen, dass Ihre Agentur an einem Druckauftrag zusätzlich mitschneidet und Sie eine einmalige Belohnung ausschütten wollen, ist das eine Sache. Tun Sie das regelmäßig, entsteht schnell ein Interessenkonflikt bei Ihrem Dienstleister.
5. Identifizieren Sie Schattenbereiche einmal jährlich. Das umfasst Einheiten, die unabhängig von vorhandenen Zentralbereichen in Ihrem Unternehmen parallele Strukturen aufbauen und pflegen. Das verursacht Doppelkosten und hemmt auf Dauer Ihre gesamte Organisation. Das Unternehmen im Unternehmen bremst und sorgt für Risiken.

Rechnungen gezielt prüfen oder die Profis von eisq nutzen. Zahlen Sie nur so viel, wie wirklich vorliegt. Steuern Sie wirksamer und aufwandsoptimierter.

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Ihr 18. Tipp: Wann prüfen Sie die Rechnung Ihrer Dienstleister?

Tagesgeschäft, Termine, Meetings mit Kollegen… Der Terminplan von Partner Managern, Outsourcing-Koordinatoren oder auch Dienstleistersteuerern weist selten Lücken auf. Meist landet das zu prüfende Rechnungsbuch monatlich auf der To-do-Liste. Dass sich Prioritäten aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört zur Regel. Im Manager-Sprech heißt das „Plan trifft Realität“.

In der Praxis beobachtet eisq diese Folgen:

• Rechnungen zeichnet der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich nicht mehr guten Gewissens beantworten.
• Der Check der Zahlen wandert in Randstunden. Zeiten, in denen die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit bei Normalsterblichen sinkt.

Die Qualität der Rechnungsprüfung leidet. Die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Zahlt Ihr Unternehmen zu viel, lässt sich auch in diesem Fall nicht guten Gewissens beantworten.

• Die Rechnungsprüfung mutiert zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. Auch in diesem Fall steigt die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen. Die Frage, ob Ihr Unternehmen zu viel bezahlt, ist nicht fundiert zu beantworten.

Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen zig Websites.

Stattdessen helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen:

• Wie viel Puffer planen Sie sich für das Prüfen der Rechnungen in Ihrem Kalender ein? Legen Sie im Zweifel lieber eine (Zeit-) Schippe darauf. Mehr Aufgaben gleichzeitig  zu erledigen, führt in der Regel zu mehr Fehlern.
• Wie verteilen Sie die Arbeit mit Ihren Kollegen? Besteht die Möglichkeit, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen? Sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise mit Kollegen abzulösen, empfiehlt eisq ausdrücklich.
• Wie sehr setzen Sie interne und externe Zeitlinien unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität Ihrer Arbeit darunter. Bedenken Sie auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe ein Instrument im Vendor Management ist. (Tipp: Besuchen Sie dazu Modul I der Ausbildung Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland^® geprüfter Qualifikation.)
• Wie ausreichend Zeit steht Ihnen für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch zur Verfügung? Fehlt die Kapazität, reorganisieren Sie Ihr Dienstleistermanagement. Als spezialisierte Unternehmensberatung findet eisq die für Sie funktionierende Lösung.

Ihre Profis von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie bessere Resultate.

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Ihr 19. Tipp: Wie stehen Sie zum Prüfen von Rechnungen?

„Wenn ich die Rechnung meines Dienstleisters prüfen muss, vertraue ich ihm nicht mehr“, meinte ein Outsourcing-Koordinator einst.

• Wie stehen Sie dazu?

Wir vertreten die Auffassung, dass das Prüfen einer Rechnung keine Sache von Vertrauen im engeren Sinne ist. „Wo gehobelt wird, fallen Späne“, lautet ein bekanntes Sprichwort. Es ist bis zu einem gewissen Grad völlig normal, dass auch Rechnungen fehlerhaft sein können.

Darüber hinaus handelt es sich (es sei denn, Sie besitzen die auslagernde Firma) um fremdes Geld. Um dieses kümmert sich ein Dienstleistersteuerer. Als Vendor Manager sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen das bestmögliche Resultat aus der Fremdvergabe erhält. Das beinhaltet nach unserem Verständnis auch, zu kontrollieren, ob die Rechnung stimmt.

eisq geht sogar einen Schritt weiter. Mit dem Anerkennen einer Zahlungspflicht ist auch das Abnehmen einer Leistung eng verbunden. Die Abnahme gehört zu den Kernpflichten jedes Auftraggebers einer outgesourcten Dienstleistung.

Dienstleistersteuerern, die Rechnungen und Rechnungsbücher prüfen, empfehlen die Osnabrücker Berater:

• Betrachten Sie das Prüfen als Teil der Aufgabe des Vendor Managements. Es handelt sich weder um Misstrauen, noch darum, jemandem eins auszuwischen.
• Zeigen Sie Ihrem Dienstleister auch mit dem Prüfen der Rechnungen, dass die Dienstleistung für Sie und Ihr Unternehmen wichtig ist.
  
• Bedenken Sie, dass das Abnehmen der externen Leistung sinnvollerweise durch den Personenkreis erfolgt, der sich damit am intensivsten in Ihrem Haus damit beschäftigt – dem Vendor Management.
• Behalten Sie die Balance zwischen Prüfen der Rechnung, Kontrollieren der Leistung und dem eigentlichen Steuern.

Ihre spezialisierten Berater von eisq helfen Ihnen, wirksamer und aufwandsoptimierter mit Ihren Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erzielen Sie mehr Resultate mit Outsourcing. Prüfen Sie die das Angebot zur Rechnungsprüfung zum Festpreis. Schon gewusst? Ab 25.000 Euro Rechnungsvolumen steht Ihren auch eine erfolgsorientierte Variante offen. Null Risiko, dafür stehen Ihnen alle Chancen offen.

Informieren Sie sich gleich!

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Ihr 20. Tipp: Wie gut nutzen Sie die Bandbreite Ihrer Reaktionsmöglichkeiten?

Ein wesentliches Element in den Praxisseminaren für Dienstleistersteuerer auf dem Weg zur Ausbildung „Operativer Vendor Manager mit TÜV Rheinland^® geprüfter Qualifikation“ stellen Reaktionsmöglichkeiten dar. Viele Service Partner Manager fragen sich, wie sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften Rechnungen korrekt umgehen sollen.

Sie ahnen die typische Beraterantwort: „Das hängt davon ab…“

Prinzipiell rufen Sie sich folgende Handlungsmuster ins Gedächtnis:

• Weisen Sie Rechnungen zurück.

Bedingung: Die Rechnung ist formell oder sachlich falsch. Beispiele für formelle Fehler lauten: falsche Firmierung oder falsche Anschrift, fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc. Sachliche Fehler sind falsche Positionen, Leistungen, Rechenfehler, Dopplungen, usw.

So geht es: Formulieren Sie den Grund, warum Sie die Rechnung zurückweisen, schriftlich.

Hinweis: Nutzen Sie die Hilfe Ihrer Finanzbuchhaltung für ein Schreiben. So bleiben Sie ggf. der „good guy“, mit dem Ihr Dienstleister gerne zusammenarbeitet.

• Stellen Sie die Rechnung zurück. Das bedeutet, Sie nehmen die Rechnung aus der weiteren Bearbeitung.

Bedingung: Sie identifizieren einen möglichen Fehler und bitten um Klärung.

So geht es: Formulieren Sie, warum Sie die Rechnung zurückstellen und bitten Sie schriftlich um Klärung. Manchmal „vergessen“ Dienstleistersteuerer auch, den Knopf für „Zahlungsfreigabe“ zu drücken. Dabei handelt es sich um den gleichen Vorgang. Allerdings mahnt dann Ihr Dienstleister unter Umständen.

Hinweis: Natürlich stellen Sie die Rechnung lediglich für einen angemessenen Zeitraum zurück.

• Geben Sie einen Teilbetrag frei.

Bedingung: Sie/Ihr Unternehmen erkennt die Leistung/einen Teil der Leistung an.

So geht es: Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, dass Sie einen Teilbetrag freigeben und für den Restbetrag eine Rückstellung zu bilden ist. Informieren Sie Ihren Dienstleister schriftlich, warum Sie lediglich einen Teilbetrag freigeben.

Hinweis: Teilbetragsrechnungen bereiten in SAP mitunter wenig Freude. Zeigen Sie Verständnis für Ihre Kollegen in der Finanzbuchhaltung, wenn Sie die Rechnung kürzen oder nur Teilbeträge freigeben.

• Erteilen Sie eine Freigabe mit Vorbehalt.

Bedingung: Sie identifizieren Gründe, warum Ihr Unternehmen die Rechnung nicht akzeptieren sollte. Bitten Sie schriftlich um Klärung.

So geht es: Sie verfassen eine schriftliche Aufforderung zur Rechnungsklärung. Sie informieren Ihre Buchhaltung über eine Zahlung unter Vorbehalt. Normalerweise gelten Vorbehalte für eine angemessene Frist: 6 Monate.

Hinweis: Ihre Kollegen helfen bestimmt gerne.

• Sie geben die Rechnung frei.

Bedingung: Sie stimmen der Rechnung zu.

So geht es: Das bedarf wohl keiner weiteren Erklärung.

Hinweis: Wenn Sie Ihrem Dienstleister eine Freude machen wollen, sorgen Sie ggf. für eine schnellere/bevorzugte Bearbeitung.

Je nach Situation wählen Sie eine der Optionen.

Informieren Sie sich auch gleich über die Seminare von eisq für Vendor Manager!

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Ihr 21. Tipp: Wie viel Zeit erfordert das gewissenhafte Prüfen der Rechnung?

Als Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neuerdings immer öfter bezeichnet werden, widmet man sich auch dem Prüfen von Rechnungen. Wenn diese als Rechnungsbuch ausfallen, nimmt das mitunter sehr viel Zeit in Anspruch. Zeit, die für andere Aufgaben fehlt.

Halten Sie als Servicepartner Consultant, Outsourcing-Koordinator, etc. fest, wie viel Zeit Sie für das gewissenhafte Prüfen aufwenden. Lautet das Ergebnis dabei, dass Sie dafür mehr als vier Arbeitstage im Monat benötigen, heißt es handeln. Vier Arbeitstage entsprechen grob 20 % Ihrer Kapazität bei einer Vollzeitstelle. Der Erfahrung von eisq nach, scheinen höhere Werte nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt.

Folgende fünf Prüfschritte liefern Ihnen einen Ansatz:

1. Lässt sich der Arbeitsaufwand des Prüfens durch andere Arbeitsweisen oder Werkzeuge verkürzen? Rechnungen mittels Texterkennung bearbeiten, als offene Datei anfordern, etc.
2. Verfügt das Vendor Management über die erforderliche personelle Kapazität für die Aufgabe?
3. Stimmt die Form der Zusammenarbeit mit Ihrem Dienstleister mit Ihrer Steuerungskapazität überein?
4. Passt der vertraglich verpflichtete Modus zur Aufgabe der Dienstleistung? Historisch bedingte Leistungen und Positionen spiegeln ggf. nicht den aktuellen Bedarf wider.
5. Wie stellen wir uns im Vendor Management auf den Prüfstand, ähnlich einem Termin mit dem Auto beim TÜV ?

Ihre spezialisierten Berater von eisq lösen so manchen Knoten. Vor allem sorgen wir für das aufwandsoptimiertere Steuern. Sprich: Sie setzen Ihre Zeit besser ein.

Erzielen Sie bessere Resultate mit Outsourcing. Prüfen Sie die unser Angebot zur Rechnungsprüfung zum Festpreis. Schon gewusst? Ab 25.000 Euro Rechnungsvolumen steht Ihren auch eine erfolgsorientierte Variante offen. Null Risiko, dafür stehen Ihnen alle Chancen offen.

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