Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 15 von 21

Ihr 15. Tipp: Schützen Sie sich vor Routine – Wie geht das?

Durchbrechen Sie Ihre Routine

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager, wie Dienstleistersteuerer neudeutsch firmieren, wissen um die Situation. Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.

Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 14 von 21

Ihr 14. Tipp: Rechnen die Unternehmen überhaupt vertragskonform ab?

Prüfen Sie Ihre Abrechnung.

Bei Dienstleistersteuerern, Outsourcing Koordinatoren oder neudeutsch Vendor Managern umfangreicher ausgelagerter Services landen oft Rechnungsbücher auf dem Tisch. Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.

Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 13 von 21

Ihr 13. Tipp: Wie transparent weist Ihr Dienstleister Schulungsleistungen aus?

Achten Sie auf Transparenz bei Schulungsleistungen

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 12 von 21

Ihr 12. Tipp: Zieht Ihr Dienstleister Fehler korrekt auf der Rechnung ab?

Mahnen Sie Fehler an

„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen am besten ganz genau hin. Denn, so beobachtet eisq, Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.

Wer als Outsourcing Manager oder Dienstleistersteuerer zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.

1. Sie fordern eine Rechnungskorrektur.
2. Sie vergüten nur einen Teilbetrag.
3. Sie lassen es durchgehen und drücken beide Augen zu.
4. Sie vereinbaren mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 11 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 11 von 21

Wurde alles vollständig abgerechnet oder droht später Ungemach?

Vermeiden Sie Nachforderungen

Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang und damit dem vorgesehenen Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Managern, Dienstleistersteuerern oder auch Outsourcing-Koordinatoren genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf den Dienstleistersteuerer steigt.

Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die Ihr Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei Ihrem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.

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