Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 13 von 21
Ihr 13. Tipp: Wie transparent weist Ihr Dienstleister Schulungsleistungen aus?
Achten Sie auf Transparenz bei Schulungsleistungen
In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinatoren, wie Dienstleistersteuerer auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.
Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 12 von 21
Ihr 12. Tipp: Zieht Ihr Dienstleister Fehler korrekt auf der Rechnung ab?
Mahnen Sie Fehler an
„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen am besten ganz genau hin. Denn, so beobachtet eisq, Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.
Wer als Outsourcing Manager oder Dienstleistersteuerer zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.
- Sie fordern eine Rechnungskorrektur.
- Sie vergüten nur einen Teilbetrag.
- Sie lassen es durchgehen und drücken beide Augen zu.
- Sie vereinbaren mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp11 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp11 von 21
Wurde alles vollständig abgerechnet oder droht später Ungemach?
Vermeiden Sie Nachforderungen
Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang und damit dem vorgesehenen Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Managern, Dienstleistersteuerern oder auch Outsourcing-Koordinatoren genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf den Dienstleistersteuerer steigt.
Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die Ihr Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei Ihrem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 10 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 10 von 21
Welche Datenquelle gilt?
Nutzen Sie die gleichen Datenquellen
Die Rechnung trifft ein und nennt eine Zahl von Vorgängen/Aktivitäten. Schnell einen Blick in die eigenen Statistiken werfen… und – Überraschung – andere Werte vorfinden. Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Vendor Managern auch lauten, erleben das hoffentlich nicht regelmäßig.
Nutzen Auftragnehmer und Auftraggeber unterschiedliche Datenquellen für Reporte und Rechnungsstellung, weichen die Werte häufig ab.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 9 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 9 von 21
Stimmt die taktische/mittelfristige Perspektive noch?
Achten Sie auf Stolperfallen
Der Jahresplan steht. Die Schritte liegen als klar verteilte Aufgabenpakete vor. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing -Koordinatoren lauten, passen an der Stelle besonders auf.
Bei Rechnungsprüfungen findet eisq Stolperfallen folgender Art:
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