blog.vendor-management
Lass auch andere profitieren

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 14 von 21

Rechnen die Unternehmen vertragskonform ab? Prüfen Sie zusammen mit Ihren Experten von eisq

Ihr 14. Tipp: Rechnen die Unternehmen überhaupt vertragskonform ab?

Prüfen Sie Ihre Abrechnung.

Bei Dienstleistersteuerern, Outsourcing Koordinatoren oder neudeutsch Vendor Managern umfangreicher ausgelagerter Services landen oft Rechnungsbücher auf dem Tisch. Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Checks, die Berater von eisq für Klienten durchführen, zeichnen ein klares Bild. Oftmals vergessen die operativen Vertreter von Auftragnehmer und Auftraggeber die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert. Die Bandbreite für Beispiele reicht von:

  • Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags- Storno- und Schlussrechnungen. Das bereitet weder buchhalterisch noch im Sinne einer Leistungskontrolle Freude.
  • Leistungen, die im Vertrag anders definiert sind, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab. Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet. Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ Mehr bezahlt und falsche Daten.
  • Kosten erfahren falsche Zuordnungen. Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  • Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach. Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3!

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, nutzen Sie diese drei erprobten Kniffe:

  1. Konsultieren Sie lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleichen Sie die Positionen.
  2. Wechseln Sie sich beim Prüfen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
  3. Stellen Sie fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen, aktualisieren Sie den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage.

Profitieren Sie von einem Expertenblick von außen.

Ihre Berater liefern Ihnen kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf Sie bei der nächsten Vertragsgestaltung achten, damit Ihre Arbeit leichter wird.

Leave a Comment:

operativer-vendor-manager-Seminar-eisqJetzt eine neutrale Meinung einholen!

Sie beraten wir gerne kostenlos im Erstkontakt!

Oder direkt zum