Vendor Manager Job Description ausgegraben Teil 1

Wie hängen ein Stromausfall und eine Vendor Manager Job Description zusammen?

Zuerst klingeln überraschend Handwerker bei uns. Sie wollen kurz was nachsehen. 5 Minuten später räumen wir einen Büroschrank leer, damit die zwei unerwarteten Besucher eine verdeckte Steckdose durchmessen können. Eine verschüttete Kaffee-Tasse, einen Stromausfall und fünf graue Haare später, halte ich einen unerwarteten Fund in Händen.

Vor mir liegt ein 7 DIN-A4 Seiten umfassendes Dokument mit meinen alten Notizen darauf:

• Template Vendor Manager Job Description 

Die Erinnerung kehrt zurück

Es dämmert langsam. Klar, für unseren damaligen Klienten, einen international agierenden Medizintechnik-Konzern diskutierten wir die Job Description für die damals neu zu schaffende Funktion Vendor Manager:in. Da wir Englisch als Projektsprache nutzten, ist auch das Dokument entsprechend abgefasst. Vor mir liegt der Entwurf, den wir zusammen mit einer Vertreterin aus HR (Human Resources/Personal) und unserem Ansprechpartner in einem Meeting diskutierten. Die HR-Dame gab uns damals den Ausdruck mit und ich heftete den im Projektordner ab. An das Treffen selbst habe ich keine direkte Erinnerung mehr. 

Also zücke ich mein Smartphone. Dank der Funktion ‘Text erkennen” zaubert Google im Handumdrehen einen ziemlich korrekten Abdruck. Nur mit meinen Notizen scheint das Tool überfordert. Komm, schmökere mit mir in den alten Unterlagen.

Heute findest du im Teil 1 folgende Inhalte samt Übersetzung:

Der Intro-Abschnitt “Vendor Manager Job Description” und meine Kommentare

“We are looking for a hard-working Vendor Manager to assist our team in making sound decisions. Responsibilities include monitoring our Outsourcing Service Providers for Support to ensure compliance with company policies, as well as attending company meetings, and informing new vendors of their responsibilities. You should also be able to cancel vendor contracts should company vendors fail to perform adequately.
To be successful as a Vendor Manager, you should be detail-oriented and adept at negotiating vendor contracts. Ultimately, an outstanding vendor manager should be able to multitask effectively as well as demonstrate exceptional analytical, problem-solving, and decision-making skills.”

Die deutsche Übersetzung dazu lautet in etwa so

Wir suchen eine/n fleißige/n Vendor Manger/in (m/w/d), der/die unser Unternehmen bei der Entscheidungsfindung unterstützt. Zu Ihren Aufgaben gehört es, unsere Outsourcing-Dienstleister für Support zu überwachen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten, an Meetings teilzunehmen und neue Lieferanten/Service Partner über ihre Aufgaben zu informieren. Sie sollten auch in der Lage sein, Verträge mit Lieferanten zu kündigen, wenn die Lieferanten des Unternehmens keine angemessenen Leistungen erbringen.
Um als Vendor Manager:in erfolgreich zu sein, sollten Sie detailorientiert sein und geschickt bei der Aushandlung von Lieferantenverträgen vorgehen. Schließlich sollte ein/e hervorragende/r Vendor Manager:in in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und außergewöhnliche Fähigkeiten in den Bereichen Analyse, Problemlösung und Entscheidungsfindung aufweisen.

Meine Notiz von damals dazu besteht aus zwei doppelt unterstrichenen Worten sowie einer Frage: 

Steuerungsaufgaben fehlen
strategisch vs. operativ?
Handschriftliche Notiz von Bernhard Gandolf, eisq

Schon cool, was sich so alles wiederfindet. Im Laufe der Jahre sammelten wir viele tolle Projekterlebnisse. Schau gerne bei eisq.eu vorbei und lass dich inspirieren.

Im zweiten Abschnitt Vendor Manager Job Description steht: Responsibilities

• Developing and sustaining long-standing relationships with our company-approved Outsourcing Service Providers.
• Meeting with suitable key contacts, inquire about their services, negotiate pricing, and communicate any service-related concerns.
• Implementing regular process for reviewing our outsourcing strategy.
• Establishing standards by which to assess the performance of approved vendors.
• Evaluating current vendor management programs and identifying ways to improve them.

Zu deutsch

• Aufbau und Pflege langfristiger und nachhaltiger Beziehungen zu den von unserem Unternehmen zugelassenen Outsourcing-Dienstleistern.
• Treffen mit passenden zentralen Ansprechpartner, anfragen/herausfinden der Dienstleistungen, Preisverhandlungen und das Kommunizieren/Mitteilen von Service-bezogenen Bedenken. 
• Einführen eines regelmäßigen Prozesses zur Überprüfung unsrer Outsourcing-Strategie.
• Festlegung von Standards, anhand derer die Leistung der genehmigten/bestimmten Lieferanten.
• Bewertung der derzeitigen Vendor-Management Programme und Ermittlung von Möglichkeiten zu deren Verbesserung.

Daneben malte ich nur ein großes Ausrufezeichen.

Ehrlich gesagt, weiß ich nicht mehr, was ich mir damals dachte. Aus heutiger Sicht denke ich, hier fehlt komplett der operative Teil. Forecasts erstellen, Qualitätsmanagement betreiben oder das regelmäßige Besuchen der Dienstleister-Standorte kommen im Text nicht vor.

Der dritte Abschnitt des Templates “Vendor Manager Job Description”: Requirements

• Bachelor’s degree in supply chain management, marketing, business administration, or a related field.
• Proven experience working as a vendor manager.
• Valid driver’s license.
• Proficient in all Microsoft Office applications.
• The ability to travel for work.
• The ability to multitask effectively.
• Strong negotiation, management, and decision-making skills.
• Excellent analytical, problem-solving, and organizational skills.
• Effective written and verbal communication skills.

Den Abschnitt übersetze ich so: Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in Supply Chain Management, Marketing, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeit als Vendor Manager:in.
• Gültiger Führerschein.
• Beherrschung aller Microsoft Office-Anwendungen.
• Reisebereitschaft.
• Fähigkeit zum effektiven Multitasking.
• Starke Verhandlungs-, Management- und Entscheidungsfähigkeiten
• Ausgezeichnete analytische, problemlösende und organisatorische Fähigkeiten.
• Effektive schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.

Darunter begann ich eine eierlegende Wollmilchsau zu scribbeln.

Elemente zur Auswahl aus dem Text-Fundus 

Dann folgen offenbar ein Teil zur Auswahl von Aufgaben/Verantwortlichkeiten sowie weitere Passagen aus dem Text-Fundus des Medizintechnik-Konzerns. Aus heutiger Lesart: Ich vermute, die Elemente helfen, um aus dem Template eine Stellenbeschreibung zu machen. Die Teile, wie das Unternehmen sich selbst beschreibt und was die Stelle ausmacht, lasse ich weg. 

Interessanter finde ich die Liste von Aufgaben/Verantwortlichkeiten, welche man mit einem Haken auswählen kann. Die gesamte Liste umfasst 2 Seiten DIN-A4. Für dich kopiere ich einige subjektiv ausgewählte Punkte heraus. 

• Hire, develop and lead team.
• Responsible for driving the top and bottom line of the P&L.
• Analyze business and financial results to support the sales organization.
• Set goals and strategic direction for the department, ensuring alignment with broader business goals and vision.
• Review and approve vendor invoices if billing is appropriate based on terms of the contract.

Übersetzt bedeutet das ungefähr:

• Einstellung, Entwicklung und Führung eines Teams. – In deutschen Organisationen schreibt man eher kurz “Personalverantwortung”, denke ich spontan.
• Verantwortlich für die Verbesserung der Gewinn- und Verlustrechnung. – Sprich Ergebnisverantwortung.
• Analysieren von Geschäfts- und Finanzergebnissen zur Unterstützung der Vertriebsorganisation.
• Festlegung von Zielen und strategischer Ausrichtung für die Abteilung und Sicherstellung der Übereinstimmung mit den übergeordneten Unternehmenszielen und -visionen.
• Überprüfung und Genehmigung von Lieferantenrechnungen, ob die Rechnungen den Vertragsbedingungen entsprechen.

Fragst du dich gerade, was für Themen und Aufgaben in einer Stellenbeschreibung für Vendor Manager:innen stehen?

Ja, dann habe ich 3 gute Nachrichten für dich.

1. Wir planen definitiv einen Folgebeitrag. Ich bin neugierig, welche Hinweise ich im alten Projektordner darauf finde, was aus dem Template wurde. Ende 2025 steht der Ordner vertragsgemäß zur Vernichtung an.
2. Viele Inhalte, die zu den Aufgaben von dir als Vendor Manager:in gehören, findest du im mittlerweile legendär gewordenen Kult-Quiz.Schau in der Kategorie “Quiz” vorbei und quiz dich durch die Fragen!
3. Oder du holst die direkt Inspiration. Lies gleich weiter und lass uns quatschen.

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