Neues Jahr, neue Folge deiner Serie über erfolgreichere Ausschreibungen.
Du profitierst von unserem schier unendlichen Erfahrungsschatz.
Im zweiten Teil unserer sechs Ausgaben umfassenden Serie widmen wir uns der Spezifikation.
Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen gehören zum Tagesgeschäft.
eisq ist deine spezialisierte Unternehmensberatung. Wie du Dienstleister effektiver steuerst und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielst, ist unser Geschäft.
Jährlich begleiten wir mehrere Ausschreibungen.
Professionell ausschreiben mit eisq. Seit 2009.
Sie bildet das Herstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation.
Wie du weißt, handelt es sich beim Herz um ein lebenswichtiges Organ. Ohne können wir nicht leben. Genauso verhält es sich bei Einladungen zur Angebotsabgabe. Deine Spezifikation bildet das Herzstück.
Darin steht, welche Leistung du konkret suchst.
Tipp: Schaue dir deine Ausschreibung ganz nüchtern von außen an. Wie viel Raum nimmt deine Spezifikation in Relation zum gesamten Dokument ein?
Eine fundierte Spezifikation zu erstellen, erweist sich oft schwieriger als gedacht!
Warum ist das so?
1.) Es handelt sich um einen hochgradig individuellen Teil einer Ausschreibung in deinem Unternehmen.
Mutmaßlich existieren beispielsweise für die Bedingungen einer Teilnahme potenzieller Anbieter geprüfte und mehrfach erprobte Textbausteine. Gleiches gilt sinngemäß für Texte rund um den Ablauf oder Formvorschriften. Für die Spezifikation fehlen in der Regel entsprechende Textblöcke.
2.) Es zeigt sich im Privat- wie im Berufsleben: Eine klare Vorstellung und eine klare Beschreibung auf Papier von etwas zu haben, sind zwei Paar Schuhe.
Wenn du bei deiner Prüfung feststellst, dass deine Spezifikation noch unterrepräsentiert ist, findest du unten praktische Tipps. Die zeigen dir, wie du fundiert beschreibst, was du wie, wann, wozu getan wissen willst.
Dein gutes Gefühl: Du befindest dich in guter Gesellschaft. Die überwiegende Mehrzahl der uns bekannten Ausschreibungen verfügt in der ersten Fassung nur über eine rudimentäre Spezifikation.
Dein direkter Nutzen:
So prüfst du ganz leicht, ob deine Spezifikation die wesentlichen Punkte berücksichtigt.
Als sehr bewährte Methode erweisen sich die W-Fragen.
Beispiele lauten:
Der Vorteil der Vorgehensweise besteht darin, dass du mit der Beantwortung der W-Fragen implizite Gedanken hervorholst und zu Papier bringst. Du reicherst deine Spezifikation schlagartig ungemein an.
Deine praktischen Nutzen:
In jeder Zusammenarbeit mit einem Dienstleister stellt sich die Frage: Wie gut erledigt er die Aufgabe?
Diese Frage wirft automatisch weitere auf. Dazu stehen stellvertretend diese drei:
Tipp: Beschreibe in deiner Spezifikation auch diese Punkte – sprich dein Mess-System:
Das unterschiedliche Auslegen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über die Beurteilung, was gut und was schlecht ist, ist einer der Hauptkonfliktpunkte in der Zusammenarbeit.
Betrachte den hier geschilderten Aspekt „Mess-System“ gerne als Kür deiner Spezifikation – als Bestandteil einer gelungenen Ausschreibungsunterlage.
Deine 3 direkten Nutzen:
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Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 4
Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 3
Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 1
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