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Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 1

2 Frauen vor dem Rechner freuen sich über tolle Ausschreibungsergebnisse.

Dein Nutzen ist unsere Mission‚ – getreu unserer Mission erhältst du in dieser sechsteiligen Serie nützliche und praktische Hinweise. So punktest du mit guten Unterlagen bei deinen Ausschreibungen. Dadruch findest du leichter den für dich passenden Dienstleister.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen/Requests for Proposal zählen heute ab relevanten Vergabesummen zu betrieblichen Routine.

Als spezialisierte Unternehmensberatung, wie man Dienstleister erfolgreich steuert und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielt, verfügt e‌i‌s‌q über einen schier unendlichen Erfahrungsschatz.

Als Leser:in unseres Blogs partizipierst du kostenfrei.

Ziehe die Essenz aus 100erten von Ausschreibungen inter- wie national.  

Diese erste Folge steht im Zeichen praktischer Tipps rund um die einfachere Gestaltung deiner Ausschreibung/deines RFP.

RFP steht für Request for Proposal. Das ist die englische Übersetzung für deine Angebotsanfrage oder Ausschreibung. Mit dem Dokument erbittest du von potenziellen Lieferanten ein Angebot. Häufig erstellen wir im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens solche Unterlagen für dich und dein Unternehmen.

Eine klare Gliederung beschleunigt ungemein

Von einer klaren Gliederung profitieren zwei Parteien besonders – du als Autor:in und dein Rezipient.

Tipp: Investiere zu Beginn Überlegungen in die Gliederung. So sparst du Zeit.

Du kommst als Autor:in insgesamt schneller und leichter voran, indem du…

zusammengehörende Punkte an einer Stelle sammelst und ausführst.

…die Erstellung gezielt auf einzelne Pakete aufteilst.

…das große Ganze leichter im Auge behältst. So vermeidest du, wichtige Aspekte zu vergessen.

Außerdem gehst du häufigen Stolperfallen aus dem Weg, wie:

  • Widersprüche in einzelnen Textabschnitten mit Rückfragen im Sinne „Wie ist Seite 14, Absatz 3 im Kontext zu Seite 32, Absatz 5 zu verstehen? Was gilt?“
  • unklare Anforderungen, die in kaum zu vergleichende Angebote münden.
  • fehlende essenzielle Punkte, weil es vor lautet Bleiwüste auch intern niemandem bei Kontrollschleifen aufgefallen ist.

Rezipient:innen danken es dir. Bedenke:

  • Wenn deine potenziellen Anbieter schneller verstehen, worum es geht, entscheiden sie sich leichter für eine Teilnahme an deiner Ausschreibung. Sogar große Bluechips stellen einen unbefriedigenden Rücklauf fest! 
  • Klare Gliederungen erlauben es auch Anbietern leichter, die Arbeit im Team aufzuteilen.
  • Wenn du eine klare Gliederung und Struktur vorlebst, steigt die Chance auf eben solche Angebote. Solche machen dir wiederum die Arbeit einfacher!

Weise gezielt Handlungsaufforderungen aus, um alle relevanten Antworten zu erhalten

Erfolgreicher Ausschreiben mit eisq. Die spezialisierte Outsourcing Beratung. Vendor Management Experten.Viel zu schnell gehen wichtige Fragen in einem Text unter. An vielen Stellen formulieren Autor:inen nicht explizit genug, was sie eigentlich wissen wollen.

Tipp: Weise daher gezielt Handlungsaufforderungen aus.

!  Ausrufezeichen am Beginn stellen ein probates Mittel dar, wenn du spezielle Dinge erwartst.

Beispielsweise könntest du schreiben:

! Fügen Sie Ihrem Angebot bitte einen möglichen Ablaufplan für die Ramp-Up Phase an.

Dein Zusatznutzen:

Bei der internen Durchsicht erleichtern auch dir und deinen Kolleg:innen die Ausrufezeichen, auf einen Blick zu erkennen, ob ihr alles bedacht und euch auf die relevanten Punkte beschränkt habt.

Sie, dritte Person oder Hauptsache einheitlich

Häufig erstellen mehrere Personen im Team eine Ausschreibung. Unterschiedliche Textbausteine finden den Weg ins Dokument.

Tipp: Lege zu Beginn Begriffe und vor allem die direkte Ansprache wie „wir“ und
„Sie“ versus dritte Person fest!

Was bringt das?

Vordergründig sicherst du damit Einheitlichkeit und einen professionellen Auftritt.

Ganz konkret sorgst du für Klarheit.

In einem besonders krassen mir vorliegenden Fall versteht wohl bis auf den Autor kaum jemand etwas.  Was und vor allem wer ist womit gemeint?

Lies selbst.

Krasses Beispiel misserverständlicher Formulierung. Versteht du etwa worum es geht?

Hier findest du den simplifizierten und anonymisierten Abschnitt:

… Wir… Telekommunikations-Dienstleister (der Auftraggeber beschreibt sich) … Sie (der Autor spricht Rezipienten als potentielle Bieter an) … der Anbieter soll … als Dienstleister (Hä, wer jetzt? Das Telekommunikationsunternehmen oder der Outsourcing-Dienstleister?) … wir erwarten von Ihnen (plötzlich wird der Rezipient als Anbieter wieder direkt angesprochen) … Unternehmen sollen darlegen (Rezipienten sind plötzlich im Plural und in der dritten Person) … beschreibt, womit Telekommmunikation für Kunden profitiert. (Ganz ehrlich: Ich habe keine Ahnung, was mir die Autor:innen damit sagen wollen. Jetzt wieder Singular und wer als Kunde?)

Nutze Vorlagen weise

Erfolgreicher Ausschreiben mit eisq. Die spezialisierte Outsourcing Beratung. Vendor Management Experten.Vorlagen dienen dazu, schneller voranzukommen. Vorlagen sorgen aber auch dafür, dass sich Menschen mit unnützen Dingen aufhalten.

Tipp: Nutze Vorlagen weise und formulieren Sie im Zweifel neu! Das bringt dich schneller voran.

Diese oder eine ähnliche Situation kennt wohl jede Person. Um eine gestellte Aufgabe zu lösen, sucht man nach Anregungen oder gar Vorlagen. Nach einer halben Stunde Recherche findet man endlich eine in etwa passende Textpassage. Anschließend müht man sich eine Stunde mit der Umformulierung der Sätze und stellt fest, das man nicht wirklich zufrieden mit dem Ergebnis ist.

Hätte man sich gleich hingesetzt und den Absatz getippt, wäre man nach 15 Minuten fertig gewesen.

So ähnlich verhält es sich mit den vielen Vorlagen im Internet für Ausschreibungen. Wirklich passend ist keine. Nutze Funde daher als Anregung. Gleiche z. B. ab, ob in deiner Gliederung noch ein Punkt fehlt. Verschwende keine Zeit darauf, eine unpassende Formulierung passend zu machen. Das spart dir Zeit und Nerven. 

Wusstest du schon?

  • Deine spezialisierten Berater von e‌i‌s‌q führen jedes Jahr mehrere Ausschreibungen durch.
  • Deine Profis von e‌i‌s‌q sorgen für professionelle Unterlagen in Deutsch oder Englisch.

Du profitierst von dem Know-how und gelangst mit uns schneller, kostengünstiger und vor allem sicherer zum für dich besten Partner.

Wir lösen deine schwierigen Probleme.

Sourcing Services 2.0 seit 2009.

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