Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 1 von 21

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Nachrechnen lohnt

Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services erhalten oft Rechnungsbücher. Monat für Monat. Auf vielen, vielen Seiten stehen Terminlisten, Stundennachweise, IT-Positionen oder ähnliches. Manipulationssichere Rechnungen liegen entweder in Papierform oder als PDF/A vor.

Das hält sehr häufig Auftraggeber davon ab, alle ausgewiesenen Werte mathematisch zu überprüfen. Sprich: Wurden die Werte korrekt addiert? Kontrollen, die die Berater von eisq für Klienten durchführen, zeigen:

• Fehler in den Additionen auf 10 Seiten und mehr Leistungsnachweisen stellen eher die Regel als die Ausnahme dar.
• Die Fehler fallen größtenteils zulasten der Auftraggeber aus.
• Zeitnachweise zeigen sich besonders anfällig.

Bevor Sie manuell alles nachrechnen, finden Sie hier drei praktische Kniffe:

1. Papierrechnungen scannen Sie am besten ein. Moderne Büroscanner verfügen fast immer über eine OCR-Software. OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bedeutet auf Deutsch „optische Zeichenerkennung“.
   Damit erhalten Sie Werte, welche Sie mithilfe von Excel überprüfen.
   Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Datei korrekt zu verformeln.
2. Fordern Sie zu der Rechnung parallel die Leistungsnachweise z. B. direkt in Excel an. So fällt das Prüfen am leichtesten. Leider liefern nur wenige Outsourcing Service Anbieter diese Transparenz.
   Kontrollieren Sie die Formen und die Zellbezüge akribisch.
3. PDF-Rechnungen lassen sich beispielsweise mit den kostenpflichtigen Produkten aus dem Hause Adobe sehr gut in Excel exportieren. Wirklich funktionierende kostenfreie Softwareprodukte sind uns leider nicht bekannt. Hier gilt wie vorne: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Formeln richtig einzugeben.

⇒ Prüfen Sie die Rechnungen, bevor Sie zu viel bezahlen. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt Ihr Dienstleister arbeitet.

Oder nutzen Sie den praktischen Service der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis. Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst. So fokussieren Sie sich auf die wichtigen Themen im Steuern Ihrer Dienstleister.