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WFM und Performance Management in der Dienstleistersteuerung

Was für ein Einstieg! ‚Wir wollen die Dienstleistersteuerung für unseren Bereich Sales & Service auslagern. Haben Sie Interesse an unserer Ausschreibung?‘, so in etwa begann mein Gespräch mit einer Einkäuferin vor gut zweieinhalb Jahren. Kurze Zeit später scrollte ich bereits durch die Unterlagen.

Heute sehe ich auf LinkedIn, die Dame arbeitet seit gut zwei Jahren nicht mehr bei dem Touristik-Unternehmen von damals. Ich erinnere mich an die COVID-19 Pandemie. Mir fallen die Ausschreibung und die guten Teams-Meetings mit der Managerin wieder ein. Da schießt mir dieser Gedanke durch den Kopf:

Dir als Vendor Manager:in nützen bestimmt die Gedanken meiner Ansprechpartnerin. Vielleicht arbeitet ihr in deinem Unternehmen ähnlich organisiert?

Dienstleistersteuerung auslagern für Workforce Management und Performance Management

Das Touristik-Unternehmen fragt Ende 2020 diese zwei Leistungen getrennt in der Dienstleistersteuerung (Vendor Management) an:

1. Workforce Management
2. Performance Management

Lies,

• wie Workforce Management und Performance Management zusammenhängen,
• warum wir bei eisq auf Vendor Management 2.0 setzen und
  
• wozu die Quality Scorecard dient.

mehr erfahren!

Mystery Activites/verdeckte Tests nutzen

Mit dem Einsetzen von Mystery Activities (deutsch: verdeckte Tests), versetzt du dich in die Lage, deine Servicequalität gezielt zu messen und zu verbessern.

Du als Vendor Manager:in nutzt Mystery Activities zum Beispiel für:

• Benchmarking deiner Dienstleister
• Qualitätschecks durchführen
• Neue Prozesse überprüfen – wie gut spielen dein Dienstleister und dein Unternehmen zusammen
• als Teil einer Bonus/Malus-Regelung
• Wettbewerb beobachten

Deiner Kreaktivität stehen zig Einsatzszenarien zur Verfügung.

Tipp: Besonders empfehlen wir, diese Tests punktuell einzusetzen. So erreichst du ein gutes Verhältnis von Aufwand und Nutzen.

Customer Experience Manager, Kundenmanager oder Steuerer von externen Service-Organisation profitieren besonders.

Jetzt im Beitrag erfahren:

• Wie du Mystery Activities korrekt und punktuell einsetzt ✓
  
• Welche Fallbeispiele es gibt ✓
• Wie wir dich dabei unterstützen ✓

Verdeckte Tests punktuell einsetzen

Service durch Mystery Activities von außen messen und Service-Qualität steigern

Herkömmliche Tests bilden oft nur einen kleinen Teil des Gesamtbildes ab. Beispielsweise kommst du mit stichprobenartigem Silent Monitoring nicht weit, wenn der Kundenkontakt über diverse Kanäle verläuft. Oft erstreckt sich diese sogenannte Customer Journey über Anrufe, Chat (Website oder WhatsApp), eMail und in einigen Fällen sogar noch Schriftverkehr.

Mit über 13 Jahren Erfahrung als auf Outsourcing und Service spezialisierte Unternehmensberatung empfehlen wir Kontakterlebnisse nachzustellen. Was heißt das konkret? mehr erfahren!

Problem beim Bonus-/Malus-System

Vendor Manager:innen kennen dieses Problem nur zu gut. Eine Leistung wurde vom Auftragnehmer erbracht, doch die Qualität lässt zu wünschen übrig. Was kannst Du tun?

Das Problem

Ein Beispiel aus der Call Center-Praxis lautet: Der Dienstleister erzielt im Inbound eine sehr hohe und damit gute Erreichbarkeit. Doch die Service-Mitarbeiter:innen verhalten sich unpassend. Kunden beschweren sich, über nicht so kundenzentrierte Abläufe und unfreundliche Personen. Kennst du das?

Oder nehmen wir Outbound. Es liegen die angestrebten Nettokontaktquoten vor. Sprich, eine zuvor vereinbarte Zielgröße von Personen führte ein Gespräch mit einem Outbound-Agenten. Aber hier gibt es ebenfalls das Problem mit der ’schlechten Umsetzung‘. (Zu) Viele Datensätze erweisen sich als unvollständig. Hier heißt es aufwändig nachbearbeiten.

Fazit: Gemacht heißt nicht gut gemacht.

Viele greifen an dieser Stelle zu einem Bonus-/Malus-System … und erleben mitunter eine herbe Enttäuschung.

Die vermeintliche Lösung: Ein zu simpel gestricktes Bonus-/Malus-System

Viele Auftraggeber greifen in so einem Fall zur leistungsorientierten Vergütung (Bonus-/Malus-System) ohne diese jedoch ausreichend auszuarbeiten. Nehmen wir den oben geschilderten Outbound-Fall.

Die Überlegung: Wenn die Güte des Ausführens stimmt, zahlt der Auftraggeber einen Bonus aus. Stellt dieser jedoch im Nachhinein fest, dass die Nachbearbeitungsquote der Nettokontakte bei 30% oder höher liegt, greift der Malus. Folglich überlegt der Dienstleister es sich doppelt, ob er das Ganze so noch einmal macht. Soweit die Theorie.

Die Praxis: Der Auftragnehmer bucht den Malus einfach durch. Er kalkuliert von vornherein mit dem geringeren Erlös und investiert nicht in eine bessere Qualität.mehr erfahren!

Spot-Befragungen nutzen

Spot-Befragungen sind Fragen (an Verbraucher:innen) zur Zufriedenheit unmittelbar nach dem Servicekontakt.

Um genau zu sein, maximal 48 Stunden nach dem Servicekontakt. Somit sind sie ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, um zu messen wie Kunden Service-Leistungen wahrnehmen. Als Bonus helfen Spot-Befragungen sogar noch Kunden zu binden. Häufigen Einsatz finden sie etwa im Steuern des Außendienstes oder bei dem Vergüten von Customer-Care-Dienstleistern.

Unterschied zu herkömmlichen Zufriedenheits-Befragungen

Klassische Befragungen finden unabhängig von Ereignissen oder Kontakten statt. Die Antworten, die du erhälst, sind dann eher bezogen auf dein Unternehmen, Produkte und allgemeines Image. Aber sie lassen damit keine Rückschlüsse auf einen bestimmten Service-Prozess zu.mehr erfahren!

Warum diskutieren Menschen Quantität vs. Qualität?

Ich frage: „Meinen Sie damit, der Klient solle sich zwischen schlecht und gut entscheiden?“

Antwort: „Nein, wir arbeiten immer gut.“

Ich: „Meinen Sie, der Klient soll zwischen schnell viel falsch und langsam wenig falsch wählen?“

Antwort: „Nein, wir arbeiten immer richtig.“

Ich: „Dann verstehe ich nicht, worüber wir sprechen. 84% der Einträge in der Datenbank weisen Fehler auf. Adressdaten stehen tlw. im Kommentarfeld. Vor- und Nachname wurden in 26% der Fälle verwechselt. E-Mail-Adressen finden sich in der Spalte Telefonnumer. …“

Antwort: „Ja, wir sollten aber auch die Protokolle binnen zwei Tagen eingeben.“

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