April 6

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21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 8

Von Bernhard Gandolf

April 6, 2023

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Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 8 von 21

Wie oft rechnen Dienstleister ein und dieselbe Arbeit, Lizenz etc. mehrfach ab?

Rechnungsprüfung durch den Vendor Manager und eisq
Vermeide mehrfache Abrechnungen

Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen oder Service Partner Manager:innen, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinator:innen lauten, kennen das. Bei einigen Mehrfachabrechnungen wird sprichwörtlich der Hund in der Pfanne verrückt.

2 Beispiele aus unserer Praxis beim Rechnungen prüfen

In der Beraterpraxis identifiziert eisq besonders anfällige Themen für unberechtigt mehrfach abgerechnete Leistungen. Dazu zwei Beispiele:

  • Lizenzen – dreimal ist zweimal zu viel: Sprachaufzeichnung, SAP, Videokonferenz: Immer mehr Software-Hersteller verrechnen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren. Diese geben Dienstleister gerne an dich als Auftraggeber:in weiter. So weit, so gut. Splitten Outsourcing Service Provider, die mit einem Team für den Auftraggeber mit drei verschiedenen Kostenstellen arbeiten, auf, heißt es aufpassen. Drei Kostenstellen bedeutet nämlich keineswegs, das User-gebundene Lizenzen dreimal anfallen. Das wäre zweimal zu viel.
  • Projektmanagement – der fleißige Herr M.: Solche Fälle erleben die Berater von eisq häufiger. Ein Klient nutzte einen Logistik-Dienstleister für fünf Geschäftsbereiche. Herr M. arbeitet als Projektmanager beim Dienstleister. Jeder Geschäftsbereich erhält jeweils sauber aufgeschlüsselt alle Sendungen pro Monat einzeln in seiner Rechnung. Dazu fallen Stunden im Projektmanagement von Herrn M. an. Als eisq die Leistungsnachweise von Herrn M. zusammenzählte, rieben wir uns verwundert die Augen: 112 Stunden pro Woche arbeitete Herr M. laut Nachweisen. Nur für den Auftraggeber. An Meetings nahm Herr M. lt. Rechnungen mehrfach gleichzeitig teil. Fleißig! Oder siehst du da auch Ungereimtheiten?

Damit du oder dein Unternehmen Dinge nur einmal bezahlt:

  1. Gleiche die Rechnungen mit anderen beauftragenden Geschäftsbereichen regelmäßig ab. Nimm dir dafür ausreichend Zeit.
  2. Prüfe insbesondere, ob dein Dienstleister die Leistungen korrekt und vertragskonform aufteilt.
  3. Es hilft sehr, wenn du an einer Stelle im strategischen Dienstleistermanagement alle Informationen und Rechnungen zum Dienstleister bündelst.

Fazit für das Rechnungen prüfen

Prüfe die Rechnungen! Damit bleibst du näher an deinem Dienstleister. Es schützt Sie davor, dieselben Leistungen mehrfach zu bezahlen.

Alternativ profitierst du von der Expertise der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.

Wusstest du schon?

Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht dir auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Nutze die Expertise von eisq. Zahle nicht zu viel, erleichtere dir die Arbeit.

Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Wir unterstützen Sie bei der Rechnungsprüfung.

Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps.

Woher stammt die Redewendung “da wird der Hund in der Pfanne verrückt”?

Mit dem Sprichwort drücken wir meist aus, dass etwas Unerhörtes passiert ist. Beziehungsweise, dass wir über etwas erstaunt oder überrascht sind.

Der Ursprung liegt, wie so oft, in einer alten Geschichte. Genau genommen, bei dem allseits bekannten Till Eulenspiegel. Till arbeitet in dieser Erzählung bei einem Bierbrauer. Der Bierbrauer fährt in die Stadt um etwas zu erledigen und trägt ihm vorher auf, den Hopfen sorgfältig zu sieden.

Allerdings hat der Braumeister auch einen Hund, der “Hopf” heißt. Du kannst es dir sicher denken: Till wirft den Hund in die Braupfanne und wird vom Hof gejagt.

Rechnungen prüfen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Informiere dich gleich über den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

  • Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
  • Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
  • Dir halten wir den Rücken frei.

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

Triff eisq live auf dem 3. EVENT INNOVATION FORUM

Vom 22. bis zum 24. Mai findet das 3. EVENT INNOVATION FORUM statt. Bernhard moderiert moderiert die Veranstaltung am 22.05.2022 gemeinsam mit der Veranstalterin höchstpersönlich: Iris Lohmann. Sie ist Gründerin und Geschäftsführerin von SM:ILe Communication und beschäftigt sich damit, was virtuelle Events erfolgreicher macht.

Auf der Konferenz referieren Branchenexperten über Einsatzmöglichkeiten und praxistaugliche Lösungen für innovative Vermarktungs- und Digitalisierungs-Strategien bezogen auf Veranstaltungen.

Erfahre außerdem von Bernhard, wie du nicht nur im Outsourcing aus einzelnen Zutaten tolle Services kreierst. Am 22. Mai referiert er mit einem eigenen Vortrag und verrät dir, worauf es wirklich ankommt.

Weiterführende Informationen zum Event:

  • Die komplette Agenda zu der Veranstaltung findest du unter diesem Link.
  • Für vergünstigte Tickets (99,00€ statt 349,00€) hier klicken und Code „EF##23“ beim Buchen angeben.

„Auf diesem Wege wollte ich mich nochmals sehr herzlich bei Ihnen für die hervorragende Moderation in Leipzig bedanken!“
Michael Reisser, The World Class Business Leaders

Bernhard Gandolf
Referent und Moderations-Profi Bernhard ist Advanced Communicator Gold und ausgebildeter Großgruppen-Moderator

Und zum Abschluss…

wünscht dir dein eisq-Team ein besinnliches Osterfest mit deinen Liebsten. Genieß die freien Tage und lass es dir gut gehen. Der nächste Beitrag erscheint aufgrund der Feiertage am Dienstag, den 11.04.2023. Bei dir bedanke ich mich fürs Lesen. Bis bald!

Lob von Profis

„Mein Fazit zu den Seminartagen: Optimale Verbindung von Theorie mit Praxis, da man das Gelernte direkt vor Ort anwenden kann.“
André Burat, Merck

„Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.““ 
Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

„Unter der Marke eisq haben Bernhard Gandolf und sein Team in den vergangenen 11 Jahren wichtige Impulse in den Gebieten Dienstleistersteuerung (neudeutsch: Vendor Management), Qualitätsmanagement und Projektmanagement für die gesamte Kundenservice-Branche gesetzt. Die angebotenen Seminare helfen den Teilnehmern, sich weiterzuentwickeln, während die Beratungsprojekte konkrete Lösungen bereitstellen. Und der monatliche Beratungsbrief gibt interessante Einblicke in die Welt des Kundenservice. Ich wünsche eisq weitere 11 erfolgreiche Jahre und freue mich auf das nächste Schnapszahlen-Jubiläum zum 22. Geburtstag!“
gratuliert Ralf Mühlenhöver zum 11-jährigen Jubiläum im Jahr 2020

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