Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp11 von 21

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Wurde alles vollständig abgerechnet oder droht später Ungemach?

Vermeiden Sie Nachforderungen

Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang und damit dem vorgesehenen Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Managern, Dienstleistersteuerern oder auch Outsourcing-Koordinatoren genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf den Dienstleistersteuerer steigt.

Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die Ihr Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei Ihrem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 10 von 21

Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 10 von 21

Welche Datenquelle gilt?

Nutzen Sie die gleichen Datenquellen

Die Rechnung trifft ein und nennt eine Zahl von Vorgängen/Aktivitäten. Schnell einen Blick in die eigenen Statistiken werfen… und – Überraschung – andere Werte vorfinden. Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Vendor Managern auch lauten, erleben das hoffentlich nicht regelmäßig.

Nutzen Auftragnehmer und Auftraggeber unterschiedliche Datenquellen für Reporte und Rechnungsstellung, weichen die Werte häufig ab.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 9 von 21

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Stimmt die taktische/mittelfristige Perspektive noch?

Achten Sie auf Stolperfallen

Der Jahresplan steht. Die Schritte liegen als klar verteilte Aufgabenpakete vor. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing -Koordinatoren lauten, passen an der Stelle besonders auf.

Bei Rechnungsprüfungen findet eisq Stolperfallen folgender Art:

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 8 von 21

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Wie oft rechnen Dienstleister ein und dieselbe Arbeit, Lizenz etc. mehrfach ab?

Vermeiden Sie mehrfache Abrechnungen

Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinatoren lauten, kennen das.

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Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 4 von 21

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Stimmen die Formalia?

Formalia überprüfen lohnt sich

Die Rechnung trudelt ein und umfasst dutzende Seiten. Das Prüfen erfordert Zeit. Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services kämpfen Monat um Monat mit dem Zwiespalt: Zeit fürs Kontrollieren der Rechnung aufwenden oder doch die anstehenden operativen Themen behandeln?

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