21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 6 von 21
Wie gut stimmen die Rechnungsangaben mit deinen Reports überein?
Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denkst du vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von dem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreports nicht 1:1 mit den Monatsrechnungen überein. Mal sind es bei der Rechnungsprüfung große Diskrepanzen, mal sind es kleine – doch auch Kleinvieh macht Mist.
3 Gründe für Rechnungsprüfung
Typische operative Gründe dafür sind beispielsweise:
- Echtzeit-Reporte bilden immer den aktuellen Zeitpunkt ab. Durch nachträgliche Korrekturen, abweichende Zeitperioden bei Datenquellen, etc. ergeben sich Unterschiede. Manchmal dokumentieren Mitarbeiter eines Dienstleisters Vorgänge vom 31. eines Monats erst am 4. oder 5. des Folgemonats. Dazwischen liegen ggf. ein Wochenende und die Monatsabrechnung.
- Monatswerte und Rechnungsperioden weichen oft voneinander ab.
- Leistungsnachweise für Rechnungen nutzen mitunter andere Datenquellen als der Kundenreport.
⇒ Genau wegen dieser operativen Gründe erweist es sich als hochgradig sinnvoll, die Rechnungsanhänge akribisch mit den Reporten abzugleichen
Die Kernfrage lautet:
- Wie leitet sich aus dem Report die Monatsrechnung her?
Diese Arbeit lohnt gleich mehrfach.
- Du als Auftraggeber erlangst mehr Transparenz, was bei deinem Dienstleister passiert.
- Du verstehst operativ besser, wie sich die Ergebnisse zusammensetzen.
- Du signalisierst, dass es sich um eine für dich wichtige Dienstleistung handelt.
3 Beispiele für Rechnungsprüfung aus unserer Praxis
Den Beratern von eisq sind hierzu folgende Praxisbeispiele bei der Rechnungsprüfung für Klienten begegnet:
- Prozessfehler beim Dienstleister: Der Klient vereinbarte mit seinem Auftragnehmer bis zu 5 Zustellversuche. Die sind zusammen wie eine erfolgte Zustellung abzurechnen. Da die Zusteller in anderen Projekten nur 3 Zustellversuche unternehmen, handhabten sie das auch so. Der Report wies zwar den Wert für ‚5 erfolglose Zustellversuche‘ auf, in Wahrheit standen nur jeweils 3 dahinter. Das zeigte sich erst bei Durchsicht der Leistungsnachweise, die sich aus den Protokollen der Mitarbeiter speisten.
- Übergabefehler im eigenen Haus: In einem Vertriebsprojekt lieferte der Auftraggeber teilweise falsche Daten. Da im Report immer alle Zahlen stimmten, fiel das nicht auf. Erst durch den intensiven Abgleich der Rechnungswerte mit den Reporten trat das Delta zutage. Nota bene: Den Dienstleister traf keine Schuld oder gar ein Versäumnis.
- Der Dienstleister verlagert das Führen der eigenen Mannschaft auf den Auftraggeber: In einem Außendienstprojekt fakturierte der Outsourcing Service Provider Monat für Monat die Anzahl der Termine entsprechend der Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter. Im Report standen die wahrgenommenen Besuche. Wenn am letzten Freitagnachmittag im Monat noch drei Besuche seitens der Gesprächspartner „überraschend“ nicht wahrgenommen werden, entstehen Kosten. Solange beim Auftraggeber niemand sagt, dass da ein Außendienstmitarbeiter nicht korrekt arbeitet, rechnet der Dienstleister einfach ab und erspart sich das vielleicht “lästige” Feedbackgespräch mit seinem Mitarbeiter.
Gleiche die Rechnungen akribisch mit den Reporten ab. Für dich lohnt es sich. Fehlt dir dafür die Zeit, nutze die Expertise von eisq.
Denn mit eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.
Dein Nutzen ist unsere Mission.
Bisherige Tipps für Rechnungsprüfung verpasst?
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Woher kommt die Redewendung “Kleinvieh macht auch Mist?”
Es existiert tatsächlich keine genaue Auskunft zu der Herkunft dieser Redewendung. “Kleinvieh macht auch Mist” ist zwar im “Deutschen Sprichwörter-Lexikon” und im Duden-Wörterbuch zu Redewendungen verzeichnet, aber ohne einen Hinweis auf die Herkunft.
Was sich sicher festhalten lässt:
- Schriftlich überliefert ist die Redewendung etwa seit der Mitte des 19. Jahrhunderts.
- Es kann sowohl positiv als auch negativ gemeint sein.
- Das Sprichwort gibt es auch in anderen Sprachen.
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Insgesamt umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.
Mit der neu angelaufenen Kampagne ‘Weil wir dich lieben’überarbeiten wir jeden Tag den Blog für dich. Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte.
Ab wann findest du hier alle 21 Rechnungsprüfung Tipps?
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