Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 3

Jede Woche erscheint ein neuer Schritt deiner 6-teiligen Serie. So gestaltest du deine Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher.

Mit einer Ausschreibung bezwecken Organisationen vor allem eine Sache: Das am besten passende Gesamtpaket im Wettbewerb der Anbieter zu identifizieren.

Damit das funktioniert, widmen wir uns im dritten Teil unserer Serie dem Aspekt Vergleichbarkeit herstellen.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zur betrieblichen Routine.

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Ziehe die Essenz aus hunderten von Ausschreibungen national wie international. 

Weichmacher, Vergleichbarkeit und Vollständigkeit …

So minimierst du Weichmacher beim Preis

Attraktiven Preis bieten vs. eigenes Risiko minimieren lauten die beiden Handlungs-Motive für Bieter.

In der Praxis führt das oft zu Weichmachern in den Preiskomponenten mit durchaus skurrilen Ausprägungen.

Denke an die unlesbaren kleingedruckten Passagen im Fernsehen, wenn vor allem Telekommunikationsunternehmen die neuesten Tarife bewerben. Ganz ähnlich passiert es bei Ausschreibungen. Bloß stehen dann die Weichmacher, wann der Preis nicht mehr gilt, irgendwo im Text gut versteckt.

Tipp: Gebe deshalb ein Preisblatt vor. Definiere exakt, wie du abrechnen möchtest. Lasse (möglichst) keine Alternativen und vor allem keine Klauseln zu.

Bedenke:

Der Preis repräsentiert ein wesentliches Auswahl-Element deiner Ausschreibung. Das wissen auch die Anbieter und geraten so in eine Zwickmühle.

Vergleichbarkeit leidet oft bei Ausschreibungen

Zwei Treiber zerren an deiner Ausschreibung, die Vergleichbarkeit zu reduzieren.

Zunächst:

Wer an deiner Ausschreibung teilnimmt, will in der Regel den Auftrag haben. Die Firma will dein einzigartiger Anbieter sein. 

-> Dieses Bestreben nach Einzigartigkeit läuft konträr dem Zweck Vergleichbarkeit deiner Ausschreibung.

Folglich bemühen sich Anbieter, in ihrem Angebot möglichst viele Projektionsflächen für Besonderheiten zu liefern.

Und auch:

Häufig herrscht Unsicherheit in Unternehmen und eine bange Frage wie “Was, wenn es einen anderen, besseren Weg gibt?” Verlustängste sorgen dafür, dass Ausschreibende gezielt nach Alternativen fragen.

Ein Klassiker, den ausschreibende Unternehmen häufig wählen: Was kostet es, wenn ein Anbieter es so macht und was kostet es anders.

Tipp: Sucht Deine Organisation noch (zu viele) Alternativen, führe lieber (ggf. noch) einen “Request for Information” durch. Der deutsche Titel “Basisanfrage” spiegelt in unseren Augen die Bedeutung das Sondieren und Einholen von Informationen nur ungenügend wider. 

Bedenke:

Du erhöhst die Wirksamkeit deiner Ausschreibung, wenn du Alternativen gezielt minimierst.

Faustgröße: Lasse nur eine Alternative zu.

Bestehe daher auf deinem angefragten Gegenstand. 

Sichere dir vollständige Angebote mit einer Checkliste

Auch bei Dienstleistern arbeiten bloß Menschen. Wie leicht passiert es, im Eifer des Gefechts einen Punkt zu vergessen.

Tipp: Investiere etwas Zeit und erstelle eine Checkliste für deine potentiellen Anbieter. Welche Angaben benötigst du, damit die Angebote für dich vollständig sind?

Auch dir nutzt dieser Schritt, weil du…

• …für dich nochmals aufführst, was du alles erwartest (z. B. Preisblatt, Management Summary, Angebot, Versicherungsnachweis, etc.).
• …beim Eintreffen der Offerten mehr vollständige Unterlagen vorfindest. 
• …einen vielversprechenden Anbieter möglicherweise nicht disqualifizieren musst.

Die Anbieter danken es dir ebenfalls:

• Wenn sie auf einen Blick erkennen, ob alle Angaben vorliegen, schärft das nochmals den Blick auf das Ziel.

Bedenke:

Trotz gleicher Sprache passiert es immer wieder, dass Menschen den gleichen Text unterschiedlich interpretieren.

• Was für die eine Person implizit selbstverständlich ist, gilt eben nicht selbstverständlich für eine andere Person.

→ So verhinderst du auch, dass Anbieter durch unvollständige Angebote versuchen, sich einen Vorteil zu verschaffen.

Interessante Beiträge für dich

Hast du die ersten Schritte dieser Serie verpasst?

• Lies Schritt 1
• und Schritt 2 direkt hier im Blog

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