Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 8 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 8 von 21
Wie oft rechnen Dienstleister ein und dieselbe Arbeit, Lizenz etc. mehrfach ab?
Vermeiden Sie mehrfache Abrechnungen
Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager, Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinatoren lauten, kennen das.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 7 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 7 von 21
Wie sehr ähneln IT-Leistungen einer Blackbox?
Verhindern Sie Intranzparenz
IT-Nachweise gelten häufig als Blackbox. Allerdings weniger in Form des Gegenstands bei Flugzeugen, wo ein mitgeführtes Gerät sämtliche Parameter aufzeichnet. Es handelt sich um ein Gebilde, in das man vorne Anforderungen reinsteckt und am Ende steht ein Output als Rechnungsbetrag.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 6 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 6 von 21
Wie gut stimmen die Rechnungsangaben mit Ihren Reporten überein?
Reports und Rechnungen abgleichen: Gibt es Divergenzen?
Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denken Sie vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von dem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreporte nicht 1:1 mit den Monatsrechnungen überein.
Typische operative Gründe dafür sind beispielsweise:
- Echtzeit-Reporte bilden immer den aktuellen Zeitpunkt ab. Durch nachträgliche Korrekturen, abweichende Zeitperioden bei Datenquellen, etc. ergeben sich Unterschiede. Manchmal dokumentieren Mitarbeiter eines Dienstleisters Vorgänge vom 31. eines Monats erst am 4. oder 5. des Folgemonats. Dazwischen liegen ggf. ein Wochenende und die Monatsabrechnung.
- Monatswerte und Rechnungsperioden weichen oft voneinander ab.
- Leistungsnachweise für Rechnungen nutzen mitunter andere Datenquellen als der Kundenreport.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 5 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 5 von 21
Ihr 5. Tipp: Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?
Projektfortschritt mit Rechnungen abgleichen. Es rentiert sich
Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 4 von 21
Ihre 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Ihr Tipp 4 von 21
Stimmen die Formalia?
Formalia überprüfen lohnt sich
Die Rechnung trudelt ein und umfasst dutzende Seiten. Das Prüfen erfordert Zeit. Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services kämpfen Monat um Monat mit dem Zwiespalt: Zeit fürs Kontrollieren der Rechnung aufwenden oder doch die anstehenden operativen Themen behandeln?
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